فرایندهای مدیریت پروژه
فرایند: مجموعه فعالیت های لازم برای رسیدن به یک نتیجه را گویند.
مدیریت پروژه فرایند مجموعه فعالیتهای یکپارچه و بهم مرتبط میباشد و لذا کسب نتیجه هر یک از محدودهای مدیریت پروژه معمولا در سایرین نیز موثر است و تعامل بین محدودها دارای نتایج مثبت و منفی برای هر یک از آنها است .
به عنوان مثال تغییر در محدوده کار غالبا در افزایش هزینه های پروژه موثر است اما این تاثیر می تواند در رویه جریان و یا حتی کیفیت محصول یا خدمات مورد نظر اثر منفی داشته باشد و لذا در این تعاملات می بایستی همیشه به اهداف پروژه توجه نمود.
“موفقیت در مدیریت پروژه ،مستلزم مدیریت بر تعامل بین محدوده ها برای نیل به اهداف پروژه به بهترین روش ممکن است”.
فرایندهای پروژه به دو دسته تقسیم می شوند:
۱- فرایندهای مدیریت پروژه:
شامل تشریح و سازماندهی فعالیتهای پروژه می باشد و این فرایندها دراغلب پروژه ها و در زمان های مختلف قابل اجرا است.این فرایندها می خواهند روخ حاکم محصول پروژه شده و در جهت رسیدن بهینه به محصول پروژه کمک نمایند.
۲- فرایندهای محصول پروژه:
شامل تهیه،نولید و ارائه محصول پروژه بوده و این فرایندها عمدتا در غالب تعیین چرخه حیات پروژه بیان می گردند.
از ابتدا تا انتهای پروژه تعامل بین دو دسته فرایند فوق برقرار است به نمونه تعیین محدوده کار پروژه بدون درک کافی از چگونگی تهیه،تولید و ارائه محصول آن امکان پذیر نمی باشد.
فرایندهای مدیریت پروژه در قالب یکی از پنج گروه زیر انجام می شود :
فرایندهای آغازین
فرایندهای برنامه ریزی
فرایندهای اجرایی
فرایندهای کنترلی
فرایندهای پایانی
۱٫ فرایندهای آغازین :
فرایندهای آغازین شامل تشخیص ،تدوین و ارائه مراحل و فعالیتها لازم برای شروع پروژه می باشد.
مجموعه اقدامات لازم در اخذ مجوزها و اختیارات لازم برای سازمان دهی کار و منابع کاری برای شروع پروژه با یک مرحله از آن و به عنوان بخشی از مدیریت محدوده پروژه می باشد.
نکته: فرایندهای آغازین تنها یک بار بایستی انجام شود.
۲٫ فرایندهای برنامه ریزی:
فرایندهای برنامه ریزی شامل تعیین اهداف و انتخاب راهکار بهینه برای کسب نتایج موفقیت آمیز و ایفای کامل تعهدات می باشد.
پروژه ها ، اجرای فعالیت های منحصر به فردی هستند که قبل از این اجرا نشده اند لذا برنامه ریزی پروژه ها از اهمیت ویژه ای برخوردارند . به همین علت تعامل قابل ملاحظه ای بین فرایندهای این بخش وجود دارد .
در طول اجرا ی پروژه مجموعه فرایندهای برنامه ریزی تکرار می شود تا برنامه پروژه در هر زمان به روز آوری شده و مشخص باشد . هر تغییری در مشخصه های هر یک از فرایندها در مشخصه های سایر فرایندها نیز موثر است. البته نحوه تاثیر و تاثر هر یک از این فرایندها در یک دیگر تا حد زیادی با تصمیمات و روش های کاری جریان برنامه ریزی پروژه ها مرتبط است . لذا لازم است تا این جریان با احاطه کامل بر سوابق علمی و تجربی نسبت به تهیه و ارائه برنامه های پروژه اقدام نمایند.
فرایندهای برنامه ریزی به دو دسته زیر تقسیم می شوند:
فرایندهای اصلی و عمده
فرایندهای فرعی و کمکی
فرایندهای اصلی و عمده:
اجرای برخی از فرایندهای برنامه ریزی در کلیه پروژه ها ضروری است .و لزوم اجرای آنها و رعایت حق تقدم و تاخر بین آنها بدیهی و اجتناب ناپذیز است. به عنوان مثال قبل از تعریف ها فعالیت های یک پروژه ، زمان بندی و بودجه بندی آنها عملا میسر نیست.
فرایندهای اصلی و عمده که می توانند به طور مذکور در طول اجرای پروژه در سازمانهای متعدد و همچنین به موازات شروع وادامه یک یا چند مرحله از پروژه تحقق یابد به شرح ذیل است :
برنامه ریزی محدود :
تدوین محدوده کار که به عنوان یا با اتخاذ کلیه تصمیمات پروژه است.
تعریف محدوده :
تشریح و تفکیک اهداف بلند مدت و کلان به اهداف کوتاه مدت و کاملا مشخص به منظور مدیریت دقیق بر آنها ست.
تعریف فعالیتها :
تعیین دقیق فعالیتها ی قابل انجام برای حصول به نتایج واهداف کوتاه مدت می باشد.
توالی فعالیت ها :
بررسی و تدوین ارتباطات بین هر یک از فعالیت ها با سایر فعالیتها
برآورد مدت زمان فعالیتها :
برآورد مدت زمان برای اجرای هر یک از فعالیتها به طور مستقل
تهیه زمان بندی :
تجزیه و تحلیل ارتباط بین فعالیت ها ، مدت زمان اجرا و منابع مورد نیاز هر یک از آنها برای تهیه برنامه زمان بندی پروژه می باشد .
برنامه ریزی مدیریت ریسک:
با اتخاذ تصمیم در نحوه مراجعه با رویه های بالقوه مخاطره آمیز و برنامه های مورد نیاز در مدیریت رریسک پروژه می باشد.
برنامه ریزی منابع کاری:
بررسی و تعیین نوع و میزان منابع کاری شامل (نیرویانسانی ، ماشین آلات و..) برای تحقق هر یک از فعالیتهای پروژه است
براورد هزینه:
محاسبه و براورد کل بودجه مورد نیاز برای اجرای پروژه می باشد
برنامه ریزی بودجه :
تسهیم و تخصیص بودجه به هر مجموعه از فعالیتها در محدوده بودجه کلی پروژه است .
تهیه برنامه بودجه :
جمع بندی ، یکپارچه سازی و مستند سازی فرایندها یبر شمرده شده فوق در یک مجموعه مدون و قابل ارائه می باشد.
فرایندهای فرعی و کمکی :
استفاده از مجموعه فرایندهای فرعی و کمکی بستگی زیادی به ماهیت پروژه دارد . بعنوان مثال شرایط اجرای بسیاری از پروژه ها بنحوی است که نیازمند توجه ویژه به فاکتورهای ریسگ پذیر نیست . ولی در برخی از پروژه ها این بالعکس می باشد مجموعه فرایندهای فرعی و کمکی همواره در اجرای فرایندهای برنامه ریزی مورد توجه است به شرح زیر می باشد:
برنامه ریزی کیفیت
برنامه ریزی سازمانی
جذب نیرو
برنامه ریزی ارتباطات
برنامه ریزی تدارکات
برنامه ریزی درخواست ها
تبیین ریسک:
احتمالی موثر در اجرای پروژه و تدوین مشخصه های آن است
تجزیه و تحلیل کیفی ریسک:
تجزیه وتحلیل مشخصات ریسک و تعیین اولویت هر یک از آنها در تحقق اهداف پروژه میباشد.
تجزیه و تحلیل کمی ریسک:
ارزیابی مقداری احتمال و اثر ریسک و تعیین سطح معنی دار بودن آنها در تحقق اهداف پروژه می باشد.
برنامه ریزی واکنش به ریسک:
تدوین رویه و اجرای تکنیکهایی است که با توجه به ریسک موجود ، موجب افزایش فرصت ها و کاهش تهدیدها در پروژه می گردد .
۳٫ فرایندهای اجرایی :
مجموعه عملیات هماهنگی بین کلیه ارکان اجرایی پروژه مطابق برنامه می باشد.
۴٫ فرایندهای کنترلی:
مجموعه فعالیت های کسب اطمینان از دستیابی به اهداف پروژه می باشد .در این فرایندها برای جبران خطای احتمالی از تکنیک های ارزیابی عملکرد ، اندازه گیری پیشرفت و انجام اقدامات اصلاحی استفاده می شود.
۵٫ فرایند اختتامی :
مجموعه فعالیت ها مطابق مراحل اجرا شده و اهداف از پیش تعیین شده پروژه می باشد.
گروههای فرایندی در مراحل مختلف پروژه دارای فعالیت های موازی هستند و همزمان در سطوح مختلف و با شدت و کثرت متفاوت اجرا می شوند و بنابراین گسستگی و جدایی آنها از یکدیگر برای یک لحظه نیز قابل تصور نیست .
گروههای فرایندی فوق از طریق نتایج حاصله از اجرای هر یک به یکدیگر مرتبط می شوند . این نتایج به صورت خروجی برخی و به عنوان ورودی برخی دیگر مورد استفاده قرار می گیرند . این ارتباطات که از ابتدا تا انتهای پروژه به طورمداوم و چند سویه می باشد . به عنوان مثال در ابتدا برنامه های اجرایی پروژه توسط فرایندهای برنامه ریزی مشخص می شوند .سپس در ادامه با دریافت نتایج فرایندهای کنترلی این برنامه به روز آوری و در فرایندهای اجرایی موثر می گردند .
تعامل بین فرایندها:
هر یک از گرههای فرایندی نیز از مجموعه کاملا مشخص تشکیل شده اند که با یکدیگر مرتبط هستند این ارتباطات
به صورت خروجی هر یک و ورودی دیگر می باشد.
هر یک از فرایندها از سه بخش مجزای زیر تشکیل شده است:
ورودی ها :
شامل مدارک و مستندات و نتایج از فرایندها اجرایی ما قبل است
ابزار و تکنیک ها:
شامل رویه ها ، تکنیک ها و ابزارهای لازم برای استفاده و ورودیها اجرای فرایند و کسب خروجی ها است.
خروجی ها :شامل مدارک و مستندات و نتیج حاصله از اجرای فرایند می باشد.
