علل شکست در پروژه ها

دلایل گوناگونی برای شکست یک پروژه وجود دارد، ولی مدیر پروژه نباید از این بابت نگران شود چرا که بیشتر این دلایل می توانند تحت کنترل وی باشند و از این بابت جای امیدواری است. در این مقاله ابتدا،  به صورت کلی به برخی از عوامل موثر در شکست پروژه ها میپردازیم و در ادامه ابن عوامل را به تفکیک فاز‌های پروژه بررسی میکنیم.

٢- مهلت های غیر ممکن (Impossible deadlines)
٣- ارتباطات ضعیف (Poor communication)
۴- عدم تمرکز (Lack of focus)
۵- دلگرمی ضیعف (Low morale)
۶- پشتیبانی ناکافی (Insufficient support)
٧- خزش محدوده پروژه (Scope creep)
٨- چارچوب زمانی طولانی (Lengthy timeframes )
٩- نبود ابزار مناسب (Lack of tools)
١٠- عدم مشارکت مشتری(Customer involvement)

۱- منابع ناکافی (Insufficient resource)
مدیر پروژه گاهی در شروع پروژه منابع و بودجه ناکافی به پروژه اختصاص می دهد. مدیر پروژه باید میزان منابع و بودجه کافی که نیاز دارد و آنها را در اختیار ندارد به سرمایه گذار (حامی) پروژه بدون فوت وقت اطلاع دهد.

۲- مهلت های غیر ممکن (Impossible deadlines)
در برخی از موارد مهلت های پروژه دستیافتنی نیستند. در چنین مواردی مدیر پروژه باید این موضوع را با حامی پروژه مطرح کرده و وی را توجیه نماید تا بتواند زمانبندی این مهلت ها را منطقی نماید.

۳- ارتباطات ضعیف (Poor communication)
مدیر پروژه در تشریح وضعیت پروژه به اعضای پروژه و حامی پروژه ناموفق است و همه فکر می کنن که پروژه به خوبی در حال پیشرفت است تا اینکه نتایج مورد انتظار در مهلت های از پیش تعیین شده بدست نمی آید. مدیر پروژه باید بی درنگ و از همان ابتدای پروژه تمامی لغزش ها را گزارش دهد و آن ها را پنهان نسازد. در این صورت به ذینفعان پروژه این فرصت را داده می شود تا برای بازگشت به وضعیت مناسب به مدیر پروژه کمک کنند.

۴- عدم تمرکز (Lack of focus)
هنگامی که گروه پروژه نمی دانند چه انتظاری از آنها وجود دارد، تمرکز خود را روی پروژه از دست می دهند. از آنها خواسته می شود تا وظیفه ای را انجام دهند ولی به آنها گفته نمی شود چه چیزی و در چه زمانی مورد نیاز است. هر یک از اعضای پروژه باید هدف مشخصی برای برآورده شدن داشته باشند. آنها باید مهلت برای کارهایشان داشته باشند و مدیر پروژه باید میزان پیشرفت کارهای محوله به آنها را در هر مرحله از پروژه پایش و اندازه گیری نماید.

۵- دلگرمی ضیعف (Low morale)
حین پیشرفت پروژه اگر دلگرمی به گروه پروژه داده نشود آنها انگیزه ای نخواهند داشت. وقتی مدیر پروژه از گروه پروژه رعایت چارچوب های زمانی را انتظار دارد باید انگیزه کافی برای پیشرفت پروژه را نیز ایجاد نماید. همچنین مدیر پروژه باید به خودش نیز انگیزه قوی بدهد. تنها با سلامت بخشیدن، آرامش خاطر دادن و ایجاد انگیزه واقعی مدیر پروژه می تواند این دلگرمی را به دیگران در گروه پروژه اعطا نماید.

۶- پشتیبانی ناکافی (Insufficient support)
مدیر پروژه معمولا از حمایت ناکافی حامی پروژه برخوردار است. هیچ کس نیست تا برای حل مسایل پروژه یا تامین منابع بیشتر در مواقع ضروری کمک کند. در موارد این چنینی مدیر پروژه باید موضوع را با حامی پروژه در میان گذشته و با او به طور شفاف و رک گفتگو کند و آنچه را که مورد نیاز است به او یادآوری نماید.

۷- خزش محدوده پروژه (Scope creep)
گستره کاری پروژه معمولا تغییر می کند، به طوری که مدیر پروژه قادر نخواهد بود با انتظارات ثابتی روبرو باشد. گستره کاری پروژه باید به طور شفاف تعریف شود و سپس طی فرآیندی مشخص تغییرات درخواست شده به طور رسمی تایید شوند.

۸- چارچوب زمانی طولانی (Lengthy timeframes)
دامنه زمانی پروژه ممکن است به سادگی طولانی شود. هر گاه نیازمندی های مشتری زمان بندی پروژه را تغییر دهد، مدیر پروژه باید پروژه را به پروژه های کوچک و قابل تحویل تفکیک نماید.

۹- نبود ابزار مناسب (Lack of tools)
فقدان ابزاهای مناسب برای انجام وظایف پروژه می تواند باعث بروز مسایل گوناگونی شود. استفاده از ابزارهای کیفیت خوب مانند الگوها، فرآیندها و یک روش شناسی برای پروژه، پروژه را با موفقیت همراه خواهد ساخت.

۱۰- عدم مشارکت مشتری (Customer involvement)
به مشارکت نگرفتن مشتری باعث بروز خطاهای مهلکی در پروژه می شود. مدیر پروژه باید مشارکت مشتری را حین اجرای پروژه به منظور حصول اطمینان از اینکه نیازمندی ها وی تامین می گردد، جلب نماید. این نکته مهم را باید به یاد داشت چنانچه مشتری راضی باشد پروژه موفقیت آمیز تلقی می گردد.

علل شکست پروژه ها به تفکیک فازهای پروژه

شکست در پروژه یا نرسیدن به اهداف پروژه می تواند علل مختلفی داشته باشد که ممکن است از پروژه ای به پروژه دیگر متفاوت باشد. با این وجود در این فرصت قصد داریم برخی از عمده علل به سرانجام نرسیدن پروژه ها را ذکر کنیم:

فاز مطالعات اولیه، آغاز و برنامه ریزی:

عدم دقت در امکان سنجی (طرح توجیهی)پروژه
اهداف نامشخص یا متضاد پروژه
عدم تعیین مدیر پروژه مناسب
عدم اعطای اختیارات مناسب به مدیر پروژه
عدم تشریح وظایف مناسب مدیر پروژه
عدم وجود روال ها و دستورالعمل های مناسب و مصوب
عدم انتخاب مناسب پیمانکاران پروژه عدم دقت در تعیین ذینفعان و نیازها، خواسته ها، انتظارات و تاثیر آنها عدم وجود سیستم هماهنگی و ارتباطات مناسب بین ذینفعان پروژه از جمله تیم و پیمانکاران پروژه
عدم وجود منشور پروژه مناسب و مصوب
عدم مشارکت تیم پروژه در تهیه برنامه پروژه

عدم تعریف مناسب منشور رفتاری در پروژه
عدم تدوین سیستم تشویق و پاداش مناسب
عدم دقت در تعیین الزامات پروژه
عدم دقت در تعریف محدوده پروژه
عدم دقت در تعیین محدودیت ها و فرضیات پروژه
عدم دقت در تدوین ساختار شکست و خروجی های پروژه
عدم دقت در تدوین لیست فعالیت ها و شبکه پروژه
عدم دقت در تخمین مدت زمان اجرای فعالیت ها
عدم دقت در تخمین منابع مورد نیاز فعالیت ها
عدم دقت در شناسایی، تحلیل و تعیین استراتژی واکنش به ریسک های پروژه
عدم دقت در تخمین هزینه اجرای فعالیت ها و مراحل پروژه
عدم لحاظ نمودن تقویم های کاری
عدم برنامه ریزی مناسب کیفی
در نظر نگرفتن محدودیت های زمانی
وجود محدودیت های زمانی غیر منطقی
در نظر نگرفتن محدودیت های منابع
در نظر نگرفتن نیازمندی های قانونی مانند مجوزهای زیست محیطی و …
در نظر نگرفتن شرایط سیاسی مانند تحریم و …
در نظر نگرفتن شرایط اجتماعی و فرهنگی مانند انتظارات مردم ، معارضات و …
در نظر نگرفتن شرایط اقتصادی مانند تورم ها، محدودیت های سرمایه گذاری، ارزی و …

فاز اجرا:

عدم حمایت مدیر پروژه و سازمان از پروژه به خصوص تیم مدیریت پروژه
عدم پذیرش برنامه و گزارشات پروژه توسط تیم اجرایی
عدم اجرای سیستم هماهنگی و ارتباطات مناسب بین ذینفعان پروژه از جمله تیم و پیمانکاران پروژه
عدم انتخاب تیم مناسب اجرایی
عدم آموزش مناسب تیم پروژه
عدم تیم سازی مناسب در پروژه
عدم رفع مناسب تعارضات بین ذینفعان
عدم رهبری مناسب
عدم مدیریت مناسب استرس در بین تیم پروژه
عدم اجرای فرایندها بر اساس روال ها و دستورالعمل های مصوب
عدم تامین مالی مناسب پروژه
عدم تامین نرم افزارها و سخت افزارهای لازم
بروز ریسک های پیش بینی نشده مانند آتش سوزی، زلزله و …
تغییرات در الزامات پروژه
تغییرات کنترل نشده در محدوده پروژه

فاز کنترل و اختتامی:

عدم وجود گزارشات موثر و یکپارچه
عدم ثبت به روز و دقیق وضعیت جاری پروژه
عدم مقایسه مناسب وضعیت جاری با وضعیت انتظاری (برنامه اولیه)
عدم ارائه راه کارهای مناسب جهت رفع انحراف بین اجرا و برنامه
عدم وجود سیستم کنترل کیفیت مناسب
عدم تحویل گیری مناسب اقلام قابل تحویل از پیمانکاران
عدم ثبت مناسب دروس آموخته فازها و قراردادهای پروژه