ضوابط و مقررات حاکم بر مالکیت آپارتمان‌ها، در قانون تملک آپارتمان‌ها و آئین نامه اجرایی آن مصوب ۱۳۴۳ و اصلاحیه بعدی، مشخص شده است؛ به موجب ماده ۱۴ آئین نامه یادشده، وظیفه مدیر یا مدیران ساختمان و آپارتمان‌ها، اداره کردن و حفظ ساختمان است و همچنین اجرا کننده ی تصمیمات مجمع عمومی، آنها هستند؛ ضمنا باید تعداد آنها فرد باشد تا، تصمیمات هیئت‌مدیره و تشخیص رای اکثریت دچار سردرگمی نگردد. لازم به ذکر است که، مجمع عمومی ساختمان می‌تواند، به موجب ماده ۸ قانون تملک آپارتمان‌ها ، از اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از ساختمان نیز به عنوان مدیر برای اداره امور ساختمان استفاده کند.
بر اساس قانون تملک آپارتمان‌ها ، عالی‌ترین نهاد تصمیم‌گیرنده در خصوص ساختمان، مجمع عمومی است. همه مالکین واحدهای ساختمان عضو این مجمع هستند و حق رای دارند؛ با توجه به اینکه، مستاجران عضو رسمی مجمع عمومی ساختمان محسوب نمی‌شوند، ولی با شرکت خود در این جلسات می توانند با ارائه نظرات و پیشنهاداتشان در خصوص مسائل ساختمان راهگشا باشند.
وظایف و اختیارات مجمع عمومی ساختمان بر اساس قانون تملک آپارتمان‌ها
انتخاب مدیر ساختمان (یا هیئت مدیره) و رسیدگی به عملکرد او به عهده مجمع عمومی ساختمان است؛ مجمع عمومی در مورد اداره امور ساختمان تصمیم‌گیری می کند و گزارش درآمد و هزینه‌های سالانه ساختمان را نیز تصویب می کند؛ مجمع عمومی در مورد پس‌انداز برای امور مربوط به حفظ، نگهداری و تعمیرات ساختمان تصمیم‌گیری می کند؛ مجمع عمومی به مدیر این اختیار را می دهد که برای انعقاد قراردادهای لازم برای اداره ساختمان اقدام کند؛ در نهایت مجمع عمومی می تواند در چهارچوب قوانین کشور، مقررات ساختمان را تغییر دهد و یا تصویب کند؛ مجمع عمومی حداقل یک بار در سال باید تشکیل شود و ریاست این جلسات مجمع هم بر عهده مدیر ساختمان است.
مدیر ساختمان کیست؟
مدیر ساختمان کسی است که در جلسه سالانه مجمع، با رای مالکین ساختمان به مدت یک سال انتخاب می شود و وظیفه او حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیماتی است که در مجمع عمومی گرفته می شود. همچنین با توجه به اینکه توصیه می شود، مدیریت ساختمان به صورت چرخشی باشد تا همه ساکنین نسبت به امور ساختمان احساس مسئولیت پیدا کنند، اما در مورد انتخاب مجدد یک فرد به عنوان مدیر محدودیتی وجود ندارد؛ ضمنا لازم به ذکر است که مدیر ساختمان می‌تواند از اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از ساختمان نیز باشد. همان طور که گفته شد، مجمع عمومی این اختیار را دارد که به جای یک مدیر، چند مدیر انتخاب کند و تشکیل یک هیئت مدیره در ساختمان را بدهد، از نظر اختیارات و وظایف، هیئت مدیره ساختمان تفاوتی با مدیر ندارد، البته برای اینکه در هنگام رای‌گیری، در تشخیص رای اکثریت با مشکل مواجه نشوند باید تعداد اعضای هیئت مدیره فرد باشد. مجمع عمومی در صورتی که، قبل از پایان مدت ماموریت، مدیر یا سه نفر از اعضای هیئت مدیره استعفا دهند یا فوت کنند، باید جلسه‌ای فوق‌العاده تشکیل داده و مدیر یا هیئت مدیره جدیدی را انتخاب کنند.
شرح وظایف مدیر ساختمان
1 – یکی از وظایف مهم مدیر ساختمان، بیمه کردن آپارتمان در زمینه ی آتش سوزی است؛ برای جلوگیری از هر گونه آسیب های مالی، در هنگام وقوع حادثه، کلیه آپارتمان ها، اعم از مسکونی، اداری، تجاری و … باید دارای بیمه ی آتش سوزی باشند و این وظیفه بر عهده ی مدیر ساختمان گذاشته شده است و مکلف است تمام بنای ساختمان را به عنوان یک واحد در مقابل آتش‌سوزی بیمه نماید؛ ضمنا با توجه به ماده 4 قانون، سهم هر شریک از حق بیمه به وسیله مدیر، تعیین و از شرکا اخذ و به بیمه‌گر پرداخت خواهد شد.
2 – از دیگر وظایف مهم و اساسی مدیر یک ساختمان حفاظت عمرانی از ساختمان است، یعنی مدیر بعد از رسیدگی به بخش های مختلف ساختمان، در صورت مشاهده ی قسمت‌های آسیب دیده و یا بخش‌های فرسوده‌ای که خطر تخریب یا آسیب زدن به دیگر قسمت‌ها را دارند و یا موجبات نارضایتی ساکنین را فراهم کرده اند، باید پس از گرفتن شارژ و مشورت با مجمع عمومی و ساکنین، به تعمیر آن بخش ها بپردازد.
3 – وظیفه دیگر مدیر ساختمان، تعیین میزان شارژ ماهیانه هر واحد است؛ با توجه به اینکه هر آپارتمان مشمول هزینه هایی مثل: هزینه ی سرایداری، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه نگهداری تاسیسات، باغبان، تزئینات قسمت‌های مشترک، قبوض آب و برق و گاز قسمت های مشترک و … می باشد، مدیر ساختمان باید پس از برآورد و محاسبه دقیق این هزینه‌ها، مبلغ شارژ را تعیین کرده و از ساکنین ساختمان جمع آوری و پرداخت نماید؛ البته ممکن است، این مبلغ شارژ به نسبت نفرات، متراژ واحد و … متفاوت باشد.
4 – یکی از شناخته شده ترین وظایف هر مدیر ساختمانی، گرفتن مبلغ شارژ از ساکنین و پرداخت هزینه ها است؛ همان طور که در بالا گفته شد، مدیر ساختمان پس از تعیین میزان شارژ هر واحد و اعلام آن به ساکنین و مجمع عمومی مالکین، وظیفه دارد برای صرف هزینه های مشخص شده، مبلغ شارژ را جمع آوری کرده و به مصرف ساختمان برساند.
5 – از دیگر وظایف مهم و اساسی مدیر ساختمان، تعیین قوانین ساختمان و ابلاغ آن به ساکنین است؛ یعنی مدیر ساختمان موظف است، آن دسته از قوانینی که باید توسط ساکنین رعایت شوند را، با مشورت مجمع عمومی مالکین پیش بینی کرده و در چارچوب آیین نامه درج و به اطلاع ساکنین برساند.
6 – از وظایف دیگر مدیر ساختمان، رسیدگی به اختلافات و شکایات ساکنین است؛ در هر ساختمانی ممکن است، بین ساکنین نسبت به فضاهای اشتراکی یا هزینه‌ها اختلافاتی به وجود آید، در این مواقع مدیر ساختمان موظف است که به این اختلافات رسیدگی کند. همچنین در صورتی که ساکنین نسبت به هزینه شارژ، عیب و ایرادهای فضاها و خدمات اشتراکی شکایتی دارند، به آنها نیز رسیدگی کند ، و اگر مدیر ساختمان واکنش مناسبی نسبت به این شکایت‌ها نداشته باشد و به آن ها رسیدگی نکند، ساکنان می‌توانند به دستگاه قضایی مراجعه نموده و شکایتشان را مطرح نمایند.
7 – مدیر ساختمان وظیفه دارد، در صورتی که یکی از مالکان، تصمیم به فروش و انتقال واحد ساختمانی خود را داشته باشد، پس از تسویه حساب هزینه های ساختمان، رسید و تاییدیه ای به او ارائه دهد تا بتواند آن را به دفترخانه اسناد رسمی تسلیم کند، چون فقط در این حالت است که اسناد معتبر بوده و صحت دارند.
8 – یکی دیگر از وظایف مدیر ساختمان صورت برداری از جلسات مجمع عمومی مالکان است؛ مدیر ساختمان موظف است، موضوعات تایید شده در مجمع عمومی مالکان را صورت برداری و ثبت کند، سپس کلیه تصمیمات مجمع عمومی را در صورت جلسه نوشته و به وسیله مدیر یا مدیران نگهداری شود.
در کنار همه این وظایفی که گفته شد، یک سری اختیارات برای مدیر ساختمان نیز وجود دارد که می تواند در خصوص آنها اقدام کند، اما اگر دخالتی در آن موارد هم نداشت، به عنوان سرپیچی از وظایفش تلقی نمی گردد با این حال برای آسودگی ساکنین و برخورداری بهتر ایشان از مشاعات ساختمان برخی اختیارات را دارد.
با ذکر موارد بالا، شما با مهمترین وظایف مدیر ساختمان آشنا شدید. حال با توجه به اینکه ممکن است، گاهی در ساختمان مشکلاتی پیش بیاید که جزو وظایف مدیر نباشد، او می تواند با توجه به اختیارات خود در حل و فصل آن مشکلات کوشا باشد؛ البته بعضی از این مشکلات مشمول هزینه هایی هستند که باید با توافق ساکنین پرداخت شود، در بعضی از مشکلات نیز، همکاری ساکنین را می طلبد، معمولا مدیران ساختمان در این مواقع برای پیگیری و رفع مشکلات از ساکنین کمک می گیرند و این کار باعث تقویت هماهنگی بین مدیر و ساکنین شده و او را در جهت انجام وظایفش تسهیل می کند.
