مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه شخصی است که مسئولیت کلی پروژه را برای شروع، برنامه‌ریزی، طراحی، اجرا، نظارت، کنترل و پایان آن بر عهده دارد. درواقع مدیر پروژه پل ارتباطی میان مدیران عالی‌رتبه و تیم‌هایی است که در حال کار بر روی پروژه هستند. اما یک مدیر پروژه چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ وظایف مدیر پروژه شامل چه چیزهایی می‌شود؟ چالش‌های پیش روی یک مدیر پروژه چیست؟
گواهینامه‌ها
دو تا از بنیادهای اعتباربخشی اصلی برای دریافت گواهینامه‌های مدیرت پروژه PRINCE2 وانیستیتو مدیریت پروژه PMI می باشند . بنیاد دوم گواهینامه‌ای را که تحت عنوان مدیریت پروژه حرفه ای (PMP) شناخته می‌شود پیشنهاد می‌دهد که هم اکنون به فعالان در زمینه مدیریت پروژه به اولویت تبدیل شده است.
البته لازم به ذکر است که خیلی از افراد نیز بدون داشتن تحصیلات و یا گواهینامه‌ها به صورت عملی تبدیل به یک مدیر پروژه موفق شده‌اند. درحالی که هیچ اشکالی در رابطه با تحصیلات و گواهینامه‌ها وجود ندارد اما تجربه نیز یک عامل آموزنده اساسی به حساب می‌آید.
وظایف مدیر پروژه بصورت کلی
زندگی یک مدیر پروژه چگونه است؟ خب باید بگوییم پر از مسئولیت‌ها و وظایف مختلف که در ادامه به مهم ترین آنها اشاره خواهیم کرد.
برنامه ریزی منابع پروژه
هیچ کاری بدون پول انجام نمی‌شود. هر پروژه‌ای که بدون درنظر گرفتن منابع درست آغاز شود می‌تواند با شکست مواجه شود. یکی از وظایف مدیر پروژه فراهم ساختن منابع مالی مناسب برای پروژه است. بنابراین مدیر پروژه پیش از آغاز پروژه خود باید با ارزیابی شرایط، منابع مورد نیاز خود را به درستی برآورد کند. البته این برآورد درست، تازه مرحله اول کار است و بعد از آن منابع تخصیص داده شده باید بر اساس برنامه‌ریزی از قبل انجام شده صرف مراحل پروژه شود.
بهینه سازی منابع
پس از تهیه منابع مورد نیاز و یک برنامه‌ریزی دقیق، این وظیفه مدیر پروژه است که از منابع به بهترین شکل در راستای برنامه خود استفاده کند. به عنوان مثال استخدام بهترین‌ها در بخش نیروی انسانی می‌تواند یک نمونه از این بهینه‌سازی باشد.
پیش بینی مشکلات/خطرات
به وجود آمدن مشکلات در یک پروژه، امری ناگزیر است. شما به عنوان یک مدیر پروژه همیشه باید یک چشم خود را برای احتمال وقوع مشکلی جدید و شناسایی خطرات احتمالی باز نگه دارید و تیم خود را در مقابل آن آماده کنید.
مدیریت اهداف
گاهی اوقات ممکن است که منابع پروژه در حال مصرف باشند و پروژه در حال حرکت باشد اما نه به سوی هدف از پیش مشخص شده. مدیر پروژه باید همواره منابع را در مسیر هدف تعیین شده هدایت کند و از انحراف آنها جلوگیری کند.
ارزیابی وضعیت پروژه
برای اطمینان از اینکه پروژه شما طبق برنامه پیش می‌رود باید دائما وضعیت پروژه را ارزیابی کرده و آن را با برنامه از پیش تعیین شده خود مقایسه کنید. برای این کار باید از روش‌هایی مانند درخواست گزارش وضعیت از اعضای تیم استفاده کنید تا بتوانید اطلاعات مربوط به پروژه را جمع آوری کنید. در طول پروژه بعضی چیز‌ها ممکن است تغییر پیدا کنند و شما مجبور شوید که منابع خود را تغییر داده یا منتقل کنید. اگر از وضعیت پروژه خود آگاهی نداشته باشید نمی‌توانید تصمیمات خود را به درستی اتخاذ کنید.
مدیریت زمان
دستیابی به هدف یک مسئله است و دستیابی به آن در زمان مناسب یک مسئله دیگر. گاهی اوقات بسیاری از اهداف فقط در یک بازه زمانی خاص ارزشمند هستند و پس از آن به اصطلاح سوخت می‌شوند. این وظیفه مدیر پروژه است تا با مدیرت زمان مطمئن شود که تمامی منابع پروژه به نحو احسنت در راستای رسیدن به هدف مشخص شده در جدول زمانی تلاش می‌کنند.
ارتباطات و گزارش‌ها
این وظیفه شما است که به عنوان یک مدیر پروژه با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کرده و به سهام داران و حامیان مالی گزارش دهید. در حالی که اعضای تیم اطلاعات جزئی‌تری را نیاز دارند و بالادستان شما فقط اطلاعات کلی را از وضعیت پروژه می‌خواهند، هردو این کارها برای مدیر پروژه وظیفه‌ای مهم به حساب می‌آید. تمام این ارتباطات و گزارش‌ها باید به صورت مستند انجام شده و ذخیره شوند. با این کار می‌توانید در صورت بروز مشکل یا حتی در هنگام شروع یک پروژه مشابه از آنها استفاده کنید.
وظایف تفصیلی مدیر پروژه به شرح زیر است:
الف: وظایف در مرحله برنامه ریزی و تامین منابع
- مشخص نمودن هدفها ،تعیین خط مشی ها ،سیاست گذاری روش ها وتعریف نحوه اجرای پروژه
- ایجادسیستم ضبط ونگهداری سوابق منطبق با نیازهای سیستم مدیریت کیفیت
- اتخاذ تصمیمات کلیدی کارگاه در کلیه موارد اجرایی و اقتصادی با توجه به اهداف و قوانین و مقررات وآئین نامه های شرکت.
- طرح وتهیه برنامه زمان بندی پروژه با همکاری واحد کنترل پروژه برای تجهیز کارگاه از نظر نیروی انسانی، ماشین آلات، مصالح و سایر نیازمندی ها و اجرای پروژه با توجه به محدودیت های منابع، امکانات، شرایط اجرایی و مشکلات احتمالی
- تامین منابع انسانی و به‌کارگیری کارکنان کلیدی کارگاه با همکاری مدیران ستادی دفتر مرکزی، متناسب با حوزه‌های مسؤلیتی
- نظارت بر تجهیز نیروی انسانی مورد نیاز کارگاه باتوجه به قوانین و مقررات شرکت
- تائید استخدام پرسنل پس از طی دوره آزمایشی.
- تهیه چارت مناسب تشکیلاتی پروژه براساس چارت های سازمانی موجود و مصوب شرکت
- تامین منابع مورد نیاز وآغاز عملیات اجرائی پروژه.
توضیح ضروری:
هر فردی که استخدام می شود متولی انجام کاری معین است که بایستی بر اساس نیازهای پروژه باشد واین نیاز قبلا بوسیله مدیر فرادست تائید و محل کارآن فرد در چارت مشخص شده باشد. بنابراین مدیر پروژه باید اطمینان یابد که در پروژه متولی هرکاری معین است وهر فرد نیزبکاری معین گمارده شده است. به این ترتیب که نه هیچ فردی درپروژه بیکار است ونه هیچ کاری بی صاحب.
ب: وظایف در مرحله اجرا
- هدایت و سرپرستی ارتباطات ارگان های کارگاه با دفتر مرکزی
- نظارت در اعمال صحیح دستورالعمل های دفتر مرکزی
- ارائه پیشنهادات اصلاحی در مورد آنها
- ایجاد تسهیلات لازم جهت تهیه و ارسال گزارشات کامل و صحیح مورد نیاز مدیران ستادی
- هدایت و نظارت کمی و کیفی کارگاه در جهت بهینه کردن فنی اقتصادی پروژه
- ایجاد و حفظ بهترین رابطه کارگاه با مشاور و کارفرما
- هدایت و کنترل جریان تهیه دستور کارها و صورت جلسات در جهت حفظ منافع شرکت
- تامین کیفیت مطلوب اجرای پروژه
- هدایت و نظارت بر تهیه صورت وضعیت ها
- پیگیری اصولی حل و فصل مسائل صورت وضعیت با مشاور و کارفرما
- مذاکره و عقد قرارداد با پیمانکاران دست دوم طبق قوانین و دستورالعمل های شرکت
- تصویب صورت وضعیت های پیمانکاران جزء ، پس از تهیه توسط دفتر فنی و تایید رییس کارگاه
- تصویب حواله های انبار، درخواست های خرید و هزینه ها مطابق اختیارات مالی مدیر پروژه
- پیشنهاد موارد بالاتر از اختیارات مدیر پروژه به دفتر مرکزی.
- کنترل دو مورد فوق بعنوان یکی از دقیق ترین وجدی ترین وظایف مدیر پروژه منظور شده و هدف از آن اشراف عملی مدیریت پروژه نسبت به حسن عملکرد واحدهای پشتیبانی وخدمات وانباراست ونه تبدیل مدیریت پروژه به یک ماشین امضاء.
- بروز نگداشتن اطلاعات ضروری و فورا قابل دسترس شامل موارد زیر و از واحدهای تابعه:
- از دفتر فنی وواحد کنترل پروژه اطلاعات مربوط به باقیمانده احجام کار ، نیروی انسانی و مصالح وماشین آلات مورد نیاز
- از واحد پشتیبانی و تدارکات آخرین وضعیت موجودی کالا و اجناس، ماشین‌آلات و حصول اطمینان از قابلیت بسیج فوری.
- ازواحد های اجرائی آخرین آمار نیروهای قابل بسیج در اسرع وقت در کارگاه
- گزارش تجهیزات وامکانات جدید مورد نیاز پروژه به مدیریت اجرائی در دفتر مرکزی شرکت
- کنترل مستمر انجام کارها و حصول اطمینان از به‌کارگیری رویه‌ها و تکنولوژی براساس مصوبات شورای فنی و اجرائی شرکت
- تعیین وتبین وجااندازی رده های شغلی وسازمانی افراد شاغل در پروژه
- دریافت، بررسی و اظهار نظر وابلاغ کلیه نامه ها، نقشه ها ومدارک از واحدهاوسازمانهای مختلف درونی وبیرونی شرکت وارسال وارجاع آنها به واحدهای تحت سرپرستی.
- کنترل مستمر مدارک پروژه وحصول اطمینان از بروز بودن آنها
ج: وظایف در مرحله کنترل عملکردها
- انجام ارزشیابی دقیق نتایج عملکردها و مقایسه آنها با برنامه های پیش بینی شده.
- شناخت مسائل و مشکلات و علل عقب افتادن از برنامه زمانی و افزایش هزینه ها و پیگیری آنها
- اتخاذ تصمیمات لازم و اجرای فوری و کامل آنها برای رفع مسائل و مشکلات
- ارزشیابی نتایج حاصل از آن
د: وظایف جانبی
- اخراج افرادی که مناسب تشخیص داده نشده اند با مشورت رئیس کارگاه (در محدوده اجرا) و رئیس دفتر فنی کارگاه (در محدوده دفتر فنی) و پرسنل انبار، تدارکات، اداری و حسابداری با اطلاع و هماهنگی و تصویب مدیران واحد های ستادی متناظر در دفترمرکزی شرکت
- بررسی روشها و تهیه دستورالعمل های خاص و مقطعی در مورد تنبیه و تشویق با هدف ایجاد و تقویت انگیزه های کاری
- مراقبت از اموال شرکت
- ارتقاء کیفیت و راندمان در پرسنل بصورت فردی و گروهی با استفاده از نظر رئیس کارگاه و سر پرست واحد پشتیبانی وخدمات کارگاه و سرپرست دفتر فنی و با رعایت مقررات و بخش نامه های شرکت
- ایجاد و حفظ و توسعه روحیه مشارکت جمعی در کارگاه
- اهمیت دادن به نظرات همکاران زیردست
- تشکیل جلسات منظم هماهنگی کارگاه حداقل دو بار در ماه با حضور روسای و سرپرستان واحدهای مختلف کارگاه وبررسی علل عدم کارائی واحدها وارائه راه حل براى بهبود در روند مسیر پروژه
جمع بندی
به طور کلی همانطور که در ابتدا بیان شد شما به عنوان یک مدیر پروژه پل ارتباطی بین سرمایه گذاران و تیم‌های عملیاتی مشغول به کار هستید. این وظیفه شما است تا با اخذ سیاست‌های درست رضایت هردو طرف را جلب کرده و پروژه خود را در مسیری منتهی به هدف از پیش تعیین شده هدایت کنید.
