هر آن‌چه که باید درباره‌ی مدیریت و کنترل پروژه بدانید

مدیریت و کنترل پروژه امروزه یکی از مهم‌ترین دانش‌ها برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ی انجام پروژه‌ها به‌شمار می‌رود. کاربرد مدیریت و کنترل پروژه گسترده و در سازمان‌ها، شرکت‌ها، ادارات و… گوناگون محسوس است.

مدیریت و کنترل پروژه درواقع اساس کار بسیاری از شرکت‌های پیمانکاری، کارخانه‌های صنعتی، شرکت‌های مهندسین مشاور، شرکت‌های عمرانی، گروه‌های پژوهشی و… محسوب می‌شود. به‌طور کلی، هر مجموعه‌ای که به‌طریقی با امور طراحی، پژوهشی، صنعتی، عمرانی، نظارتی و… سر و کار داشته باشد، باید از مدیریت و کنترل پروژه برای رسیدن به اهداف خود استفاده کند.

از برنامه‌ریزی و کنترل‌ می‌توان به‌عنوان دو رکن اصلی مدیریت نام برد. توجه و پیاده‌سازی این دو رکن به تسریع انجام پروژه‌ها و نیز کاهش هزینه‌ی اجرای آن‌ها خواهد انجامید.

پروژه چیست؟

به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که برای رسیدن به یک هدف مشخص انجام می‌گیرد، پروژه می‌گویند. فعالیت در این تعریف درواقع کوچک‌ترین جزء عملیاتی سازنده‌ی پروژه است. پروژه‌های می‌توانند بسته به هدفشان انواع مختلفی داشته باشند؛ از آن جمله می‌توان به پروژه‌های مطالعاتی و پژوهشی، پروژه‌های اجرایی، پروژه‌های خدماتی و… اشاره کرد.

از پروژه‌های مطالعاتی و پژوهشی می‌توان پروژه‌های نظیر مطالعه‌ی اجتماعی یک منقطه‌ی جغرافیایی خاص، مطالعه‌ی توجیه اقتصادی یک کار پژوهشی برای اجرای آن در اشل صنعتی و… را نام برد. از پروژه‌های اجرایی نیز می‌توان به پروژه‌هایی نظیر احداث سد، احداث ساختمان، احداث نیروگاه، احداث تونل و… اشاره کرد. همچنین از پروژه‌های خدماتی می‌توان پروژه‌های همانند طرح بهبود ترافیک، زیباسازی شهر و… را مثال زد.

ویژگی‌های پروژه

تمام پروژه‌ها، هرچند اهداف متفاوتی داشته باشند، در برخی از ویژگی‌ها با هم مشترکند. از جمله مهم‌ترین این ویژگی‌ها می‌توان به موقتی بودن آن‌ها اشاره کرد. هر پروژه در زمان مشخصی آغاز و در زمان مشخصی به پایان می‌رسد. تمام پروژه‌ها حتماً هدف از پیش تعیین‌شده‌ای دارند. تعریف یک پروژه بدون مشخص کردن هدف آن بی‌معنا است.

از دیگر ویژگی‌های پروژه می‌توان به چرخه‌ی حیات آن اشاره کرد. چرخه‌ی حیات درواقع نمایان‌گر مراحل اصلی پروژه از شروع تا پایان آن می‌باشد. چرخه‌ی حیات یک پروژه معمولاً با یک شروع آهسته آغاز می‌شود، سپس مرحله‌ی رشد را خواهیم داشت، بعد به مرحله‌ی اوج می‌رسیم. به مرحله‌ی بعد از اوج هم معمولاً مرحله‌ی آغاز زوال یا عناوین دیگری نظیر آن اتلاق می‌شود. در این مرحله به پایان کار نزدیک می‌شویم.

آخرین مرحله در چرخه‌ی حیات یک پروژه نیز مرحله‌ی اختتام است که در آن پروژه به پایان می‌رسد. در مرحله‌ی اختتام باید به هدف از پیش تعریف‌شده‌‎ برای پروژه برسیم. اصطلاحاً به چرخه‌ی حیات یک پروژه چرخه‌ی عمر آن پروژه نیز می‌گویند.

عدم قطعیت نیز از دیگر ويژگی‌های مهم هر پروژه‌ای محسوب می‌شود. همچنین هر پروژه به‌نحوی با محدودیت‌هایی روبه‌رو است؛ بنابراین محدودیت‌ها نیز از دیگر ویژگی‌های مشترک تمام پروژه‌ها به‌شمار می‌روند. مهم‌ترین عوامل محدودیت‌ساز در پروژه‌ها عمدتاً زمان، بودجه و کیفیت هستند. گاه به‌لحاظ زمانی، گاه به‌واسطه‌ی محدود بودن منابع مالی و گاه به‌خاطر مشکلات و موانع بر سر راه در اجرایی کردن پروژه، افراد در پروژه‌ها با محدودیت‌های مختلفی روبه‌رو می‌شوند.

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه درواقع فرآیندی برای حفظ مسیر و ادامه‌ی پروژه به‌منظور دستیابی به تعادلی اقتصادی بین سه عامل زمان، بودجه و کیفیت. همان‌طور که در بخش قبل دیدیم این سه عامل درواقع اصلی‌ترین عوامل محدودیت‌ساز در یک پروژه نیز به‌شمار می‌روند. برای ایجاد تعادل بین این سه عامل از روش‌های مشخصی استفاده می‌شود.

به‌عبارت دیگر، کنترل پروژه اجرای گام‌به‌گام، کامل و دقیق برنامه‌ی تدوین‌شده‌ برای پروژه است. مقصود از برنامه‌ی تدوین‌شده تعیین ترتیب فعالیت‌های لازم برای تحقق هدف پروژه ضمن در نظر گرفتن دو عامل زمان مورد نیز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت مدنظر برای آن فعالیت است.

با کنترل پروژه می‌توان در صورت خروج پروژه از مسیر اصلی، علل این اتفاق را شناسایی و با بازنگری در برنامه‌ریزی و کنار گذاشتن فعالیت‌های غیراقتصادی و برگزیدن اقتصادی‌ترین مسیرهای ممکن پروژه را به مسیر اصلی برگرداند.

رابطه‌ی برنامه‌ریزی پروژه و کنترل پروژه چیست؟

همان‌طور که دیدیم کنترل پروژه به اجرای درست آن‌چه برنامه‌ریزی شده بستگی دارد؛ بنابراین رابطه‌ای تنگاتنگ میان برنامه‌ریزی پروژه و کنترل پروژه برقرار است. حال در این بخش به‌اختصار به چگونگی ارتباط میان این دو می‌پردازیم. برنامه‌ریزی درواقع اهداف و نیز مسیرهای رسیدن به این اهداف را تعیین و تعریف می‌کند؛ در ادامه، کنترل فعالیت‌های پروژه را در مسیر پیش‌بینی‌شده به‌سمت هدف تعریف‌شده هدایت می‌کند.

پس با توجه به آن‌چه گفته شد، برنامه‌ریزی پروژه مدت زمان اجرای پروژه، منابع مصرفی، چگونگی فعالیت‌ها و… را پیش‌بینی می‌کند و کنترل پروژه آن‌ها را در عمل تدقیق می‌نماید. برنامه‌ریزی مشخص می‌کند که به کدام منابع برای کدام فعالیت‌ها نیاز است؛ آن‌گاه کنترل شرایط استفاده‌ی موثر از منابع را فراهم می‌آورد.

مدیریت پروژه چیست؟

به‌کارگیری دانش‌ها، مهارت‌ها، روش‌ها و ابزار مناسب به‌منظور اداره‌ی اجرای فعالیت‌های برای تحقق هدف از پیش‌ تعیین‌شده و برآورده کردن انتظارات کارفرما مدیریت پروژه گفته می‌شود. برای مدیریت صحیح پروژه افراد باید به ابزارهای کنترل پروژه مسلط باشند.

علاوه بر تسلط بر ابزارهای کنترل پروژه، آگاهی نسبت‌ به اصول و مفاهیم مدیریت پروژه نیز ضروری به‌شمار می‌رود. اشراف به ریز و بم‌های مدیریت عمومی و آگاهی از دانش تخصصی پروژه نیز از دیگر عواملی هستند که به‌منظور مدیریت پروژه کلیدی به‌شمار می‌روند.

همان‌طور که پیداست، مدیریت پروژه و کنترل پروژه ارتباط تنگانگی با یکدیگر دارند، تا حدی که امروزه جدا کردن این دو از یکدیگر بی‌معنا به‌نظر می‌رسد. بنابراین در نظر گرفتن هر دو عامل مدیریت و کنترل پروژه برای موفق شدن یک پروژه امری حیاتی به‌شمار می‌رود.

مراحل اجرای پروژه

مراحل اجرای پروژه را در یک تقسیم‌بندی کلی می‌توان به دو دسته‌ی فاز مطالعاتی و فاز اجرایی تقسیم کرد. فاز مطالعاتی خود معمولاً به دو بخش متقدم و متأخر تقسیم می‌شود. در بخش متقدم مطالعات توجیهی و در بخش متأخر طراحی تفصیلی پروژه انجام می‌شود. بعد از به پایان رسیدن مراحل مطالعاتی، نوبت به مرحله‌ی سوم، یعنی مرحله‌ی اجرایی می‌رسد.

مدیریت و کنترل پروژه نیز همانند مراحل اجرایی پروژه بخش‌های مختلفی را شامل می‌شود؛ که از آن جمله می‌توان به فرآیندهای آغازین، فرآیند‌های برنامه‌ریزی، فرآیندهای اجرایی، فرآیندهای کنترلی و فرآیندهای اختتامی اشاره کرد. این فرآیندها معمولاً به‌ترتیب ذکرشده عملی می‌شوند. درباره‌ی این فرآیندها در بخش‌های بعدی در توضیحات مربوط به استاندارد PMBOK با جزئیات بیشتری صحبت خواهیم کرد.

مدیر پروژه چه وظایفی دارد؟

مدیر پروژه باید برای تأمین هماهنگی میان فعالیت‌های مختلف در یک پروژه بکوشد؛ تأمین این هماهنگی کلیدی‌ترین نکته برای نیل به هدف نهایی پروژه است. از مهم‌ترین مسئولیت‌های یک مدیر می‌توان به کنترل پروژه و برنامه‌ریزی درست در حین پروژه اشاره کرد.

مثلاً مدیر پروژه باید مسیر روشنی را برای اتمام موفقیت‌آمیز پروژه و دستیابی به هدف مدنظر تعریف کند. باید مشخص کند که پروژه چه‌‌قدر به‌طول خواهد انجامید. همچنین باید تخمین درستی از هزینه‌های اجرای پروژه داشته باشد. مدیر باید با برآورد اقتصادی صحیح و اتخاذ تصمیم‌های مناسب جلوی افزایش هزینه‌ها را بگیرد. کسب اطمینان از تحت کنترل بودن بودجه و هزینه‌ی پروژه ضروری است.

مدیر باید بتواند یک گروه کاری مناسب برای اجرای پروژه را گرد هم آورد و باید بداند چه مقدار کار را بر دوش هر کدام از افراد گروه بگذارد. همچنین باید بداند چه‌طور می‌تواند از اجرای کاری که آن را به کسی سپرده اطمینان حاصل کند. یک مدیر پروژه‌ی خوب باید با راه‌های انگیزه دادن به افراد گروه آشنا باشد، سعی کند انگیزه‌ها را زنده نگه دارد و آن‌ها را تقویت کند. رعایت این امور در مدیریت و کنترل پروژه کلیدی است.

منظور از ساختار شبکه چیست؟

در برنامه‌ریزی یک پروژه، باید فعالیت‌های آن پروژه و چگونگی ارتباط آن‌ها با یکدیگر مشخص شود؛ بنابراین نمایش شبکه‌ی پروژه از جمله اولین اقدامات اساسی در برنامه‌ریزی هر پروژه‌ای است. این نمایش شبکه‌ای می‌تواند به‌انحای مختلف صورت بپذیرد. نقش نمایش شبکه‌ای در مدیریت و کنترل پروژه کتمان‌ناپذیر است.

اولین گام برای ساخت شبکه کسب و جمع‌آوری اطلاعات است. مثلاً در ابتدا باید موضوع پروژه را مشخص کنیم، بدانیم چه کارهایی برای اجرای آن لازمند و این کارها باید با چه ترتیبی انجام شوند. کسب این اطلاعات در ترسیم هرچه دقیق‌تر شبکه موثرند.

در ادامه باید درباره‌ی چگونگی عملی شدن اطلاعات اولیه‌ی خود تحقیق کنیم. کسب اطلاعات در این مرحله به ما کمک تا بتوانیم به سوالاتی که در ادامه با آن مواجه خواهیم شد پاسخ دهیم؛ مثلاً در ادامه باید از خودمان بپرسم که چه کسانی قرار است آن‌چه را که تعیین کرده‌ایم انجام دهند. پاسخ دادن به این سوال به ما کمک می‌کند که مسئولیت را مشخص کرده و به یک نمودار سازمانی برسیم.

 

بعد باید از خودمان بپرسیم که چه امکاناتی در اختیار داریم، همچنین باید بدانیم کدام عوامل ما را محدود می‌سازند. پیدا کردن پاسخ‌های درست به این سوالات باعث می‌شود تا به موازنه‌ی مناسبی از زمان و هزینه برسیم و به این ترتیب بستری متعادل را برای اجرای پروژه تعریف کنیم. همچنین در این مرحله می‌توانیم با بینش مناسبی چگونگی تخصیص منابع به هر فعالیت را مشخص کنیم.

روش‌های تنظیم شبکه

همان‌طور که دیدیم برای تنظیم شبکه نخست باید برخی اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنیم. حال سوال این‌جا است که چه راه‌های مشخصی برای جمع‌‌آوری اطلاعات وجود دارد؟ به‌طور کلی روش مدیریت اجرایی، روش کنفرانسی و روش مشاوره‌ای سه روش متداول و موثر برای جمع‌آوری اطلاعات به‌منظور تنظیم شبکه به‌شمار می‌روند.

در روش مدیریت اجرایی گروهی شامل ۳ یا ۴ نفر تشکیل می‌شود. اعضای این گروه باید برای کسب اطلاعات تخصص لازم را داشته باشند. مثلاً چنین گروهی می‌تواند شامل مدیر پروژه، مشاور، مهندس و… باشد. کم بودن تعداد نفرات در روش مدیریت اجرایی به‌معنای کم بودن نظرات مختلف است. این عدم تنوع در نظرات و مطرح نشدن سلایق مختلف می‌تواند جمع‌آوری اطلاعات را با محدودیت روبه‌رو کند.

در روش کنفرانسی از تیمی حدوداً شامل ۱۵ تا ۲۰ نفر استفاده می‌شود. بنابراین تعداد بیشتر افراد مشکل عدم تنوع نظرات را برطرف می‌کند و افراد با سلایق مختلف در جمع‌آوری اطلاعات نقش ایفا می‌کنند. مشکل روش کنفرانسی البته وقت زیادی است که در آن صرف جمع‌آوری اطلاعات می‌شود. در روش مشاوره‌ای نیز جمع‌آوری اطلاعات به دفاتر مشاور مدیریت صنعتی، مهندسی و… واگذار می‌شود. این روش می‌تواند خصوصاً به‌لحاظ صرفه‌جویی در زمان حائز اهمیت باشد.

فعالیت‌های پروژه چه رابطه‌ای با هم دارند؟

همان‌طور که دیدیم هر پروژه از شماری فعالیت به‌عنوان اجزای عملیاتی ساخته شده است. هر دو فعالیت با هم رابطه‌ای دارند. مقصود از رابطه الزاماتی است که میان شروع یا پایان یک فعالیت با شروع و پایان فعالیت بعدی یا فعالیت قبلی وجود دارد.

به‌طور کلی، روابط برقرار میان هر دو فعالیت از فعالیت‌های یک پروژه را می‌توان در چهار دسته طبقه‌بندی کرد؛ این چهار دسته عبارتند از رابطه‌ی فیزیکی، رابطه‌ی منطقی، رابطه‌ی سازمانی و رابطه‌ی محدودیت منابع.

مقصود از رابطه‌ی فیزیکی میان دو فعالیت آن است که ماهیت آن دو به‌نحوی است شروع یکی بدون خاتمه‌ی دیگری ممکن نباشد. شمار درخور توجهی از روابط در یک پروژه چنین حالتی دارند.

در رابطه‌ی منطقی، برخلاف رابطه‌ی فیزیکی، اجرای یک فعالیت در قید خاتمه‌ی فعالیت دیگر نیست؛ اما با این حال منطقی‌تر است یک فعالیت پس از پایان فعالیت دیگر انجام شود. انجام یک فعالیت پس از خاتمه‌ی فعالیت دیگر در شرایطی که رابطه‌ی میان آن دو منطقی باشد باعث تسریع و تسهیل اجرای پروژه خواهد شد.

در رابطه‌ی سازمانی، آن‌چه شکل‌دهنده‌ی رابطه‌ی فعالیت‌های یک پروژه است، آیین‌نامه‌ها، قوانین، بخشنامه‌ها و… است که توسط مدیریت رده اولی که پروژه را تعیین کرده تنظیم شده است. در چنین شرایطی نادیده گرفتن رابطه‌ی سازمانی فعالیت‌ها درواقع معادل با نقض مقررات است.

در رابطه‌ی محدودیت منابع نیز شروع یک فعالیت وابسته به خاتمه‌ی فعالیت دیگر است؛ اما دلیل این بر خلاف روابط فیزیکی و منطقی، در محدودیت منابع ریشه دارد. درواقع، در چنین شرایطی هر دو فعالیت به منابع اجرایی نیازمندند. محدودیت استفاده از منابع اجرایی باعث می‌شود تا شروع یکی از این دو فعالیت در قید خاتمه‌ی فعالیت دیگر باشد؛ یعنی الزاماً باید یک فعالیت تمام شود تا امکان به‌کارگیری منابع اجرایی برای آغاز فعالیت دیگر به‌وجود بیاید.

واقعه‌ی کلیدی

در پروژه‌های بزرگ تعداد زیادی فعالیت نیز وجود دارد. در این میان وقایع پرشماری نیز به‌وجود می‌آید. برخی از این وقایع به‌لحاظ حساسیت نسبت به سایر وقایع از اهمیت بسیار بیشتری برخوردارند؛ همین اهمیت بالا باعث می‌شود تا این وقایع به‌عنوان یکی از اصلی‌ترین معیارهای پیشرفت پروژه در نظر گرفته شوند. به هر کدام از این وقایع اصطلاحاً واقعه‌ی کلیدی گفته می‌شود.

درواقع، رسیدن به یک واقعه‌ی کلیدی در حین اجرای یک پروژه به‌معنای پیشرفت پروژه و رسیدن به نقطه‌ی مهمی در مسیر رسیدن به هدف پروژه است. مثلاً، شروع و پایان یک پروژه دو واقعه‌ی کلیدی در همه‌ی پروژه‌ها به‌شمار می‌روند؛ چرا که این دو واقعه برای تمام افراد از اهمیت فراوانی برخوردارند.

عوامل متعددی در این‌که یک واقعه‌ کلیدی تلقی بشود نقش ایفا می‌کنند؛ از آن جمله می‌توان به نظر مدیر پروژه، منابع پروژه، محل اجرای پروژه، محل اجرای پروژه و… اشاره کرد.

PMBOK چیست؟

PMBOK نوعی استاندارد مدیریت است که مراحل انجام پروژه را به پنج بخش تقسیم می‌کند. این استاندارد معروف‌ترین استاندارد جهانی مدیریت و کنترل پروژه است. پنج بخشی که به آن اشاره شد، عبارتند از فرآیندهای آغازین، فرآیندهای برنامه‌ریزی، فرآیندهای اجرایی، فرآیندهای کنترلی و فرآیندهای اختتامی. پیشتر هم به این شکل از دسته‌بندی اشاره‌هایی شد، ولی در این قسمت دقیق‌تر آن را بررسی می‌کنیم.

به فعالیت‌ها لازم برای اخذ مجوزها و تعیین چارچوب اختیارات رسمی یک پروژه فرآیندهای آغازین آن پروژه گفته می‌شود. فرآیندهای آغازین به‌طور کلی شامل تهیه‌ی چارت پروژه و نیز تعیین محدودیت‌های پروژه در یک بیانیه و یا سند رسمی است.

تهیه‌ی چارت پروژه خود شامل مراحل مختلفی است. این مراحل عبارتند از اخذ مجوزهای مربوطه، پیدا کردن اسپانسر، شناسایی افراد کلیدی پروژه، تشکیل گروه، تعیین مدیر پروژه، تعیین رویه‌های کنترلی ابتدایی، تعریف نیازها و مستندسازی آن‌ها، تشکیل جلسات و…

تهیه‌ی یک سند رسمی و تدقیق محدودیت‌های پروژه در آن دیگر مرحله‌ی تشکیل‌دهنده از فرآیندهای آغازین است. این سند به‌طور کلی باید شامل مرزهای پروژه، محدوده‌های آن، چگونگی کنترل محدوده‌ها و مستندات مربوط به نیازهای پروژه باشد.

فرآیندهای برنامه‌‌ریزی ابعاد مختلف یک پروژه را پیش‌بینی می‌کند؛ بنابراین فرآیندهای برنامه‌ریزی، چنان‌که از اسم آن در ابتدا به‌نظر می‌آید، صرفاً به زمان‌بندی مراحل مختلف و فعالیت‌های پروژه محدود نمی‌شوند. زمان‌بندی فعالیت‌های پروژه تنها زیرمجموعه‌ای از مراحل مختلف فرآیندهای برنامه‌ریزی به‌شمار می‌رود.

مقصود از فرآیندهای اجرایی اقداماتی است که برای تأمین هماهنگی‌های لازم به‌منظور اجرای برنامه‌های پیش‌بینی‌شده با هدف دستیابی به کیفیت‌ها و مشخصات خواسته‌شده انجام می‌شود. فرآیندهای اجرایی بخشی کلیدی در سلسله‌ فرآیندهای ذکرشده جهت رسیدن به هدف نهایی پروژه به‌شمار می‌رود.

 

فرآیندهای کنترلی بی‌تردید نقش به‌سزایی در حفظ پروژه در یک مسیر منطقی و نیز جلوگیری از بر هم خوردن تعادل میان عناصر اصلی سازنده‌ی آن دارد. از جمله فعالیت‌های کنترلی می‌توان اندازه‌گیری و تحلیل عملکردها، مقایسه‌ی عملکردها با پیش‌بینی‌های اولیه، اندازه‌گیری و تحلیل نتایج به‌دست‌آمده، مقایسه‌ی این نتایج با نتایج پیش‌بینی‌شده، شناسایی دلایل انحراف نتایج به‌دست‌آمده از نتایج پیش‌بینی‌شده، اتخاذ یک استراتژی مناسب به‌منظور بهبود مسیر پروژه و حذف عوامل انحراف و… اشاره کرد.

فرآیندهای اختتامی نیز آخرین دسته فرآیندهایی هستند که در استاندارد PMBOK به آن‌ها می‌پردازیم. این فرآیندها شرایط را برای به پایان رساندن پروژه به‌طور رسمی فراهم می‌آورند. پروژه درواقع با فرآیندهای اختتامی به پایان می‌رساند و بدون تحقق آن‌ها پروژه به پایان نمی‌رسد. مثلاً تحویل اقلام خواسته‌شده به کارفرما در موعد مقرر می‌تواند نمونه‌ای از یک فرآیند اختتامی باشد.

همان‌طور که از تعریف فرآیندهای پنج‌گانه‌ در استاندارد PMBOK برمی‌آید، این فرآیندها می‌تواند در بخش‌هایی با یکدیگر هم‌پوشانی داشته باشند. به‌طور کلی، فرآیندهای آغازین و اختتامی کمترین هم‌پوشانی را با دیگر فرآیندها دارند؛ اما فرآیندهای برنامه‌ریزی، کنترلی و اجرایی هم‌پوشانی بیشتری با هم دارند؛ این مسئله مخصوصاً درباره‌ی فرآیندهای کنترلی و اجرایی درخور توجه‌تر است.

دانش‌های نه‌گانه‌ی مدیریت و کنترل پروژه

در استاندارد PMBOK دانش‌های نه‌گانه‌ی مدیریت چهار سطح دانش پایه‌ای، چهار سطح دانش تسهیل‌کننده و یک سطح دانش ارتباط‌دهنده را شامل می‌شوند. مدیریت محدوده، زمان، هزینه و کیفیت چهار سطح دانش پایه‌ای؛ مدیریت منابع انسانی، ارتباطات، ریسک و تدارکات چهار سطح دانش تسهیل‌کننده و درنهایت، مدیریت یکپارچگی پروژه یک سطح دانش ارتباط‌دهنده است. این یک سطح دانش ارتباط‌دهنده از دیگر بخش‌های تأثیر می‌گیرد و در عین حال بر آن‌ها تاثیر می‌گذارد؛ بنابراین، نقشی کلیدی در هماهنگی میان سایر سطوح دانش و برقراری تعادل در بخش‌های اجرایی مختلف پروژه را برعهده دارد.

هر کدام از سطوح دانش شامل بخش‌های مختلفی می‌شوند. در ادامه، به‌اختصار در این باب توضیحاتی ارائه می‌شود. مدیریت یکپارچگی پروژه به‌عنوان آن سطح از دانش که با سایر سطوح مرتبط است خود به‌طور کلی شامل هفت بخش می‌شود؛ آن بخش‌ها عبارتند از: تدوین چارت پروژه، تدوین سند محدوده‌ی پروژه، تدیون برنامه‌ی جامع مدیریت و کنترل پروژه، هدایت اجرای پروژه، پایش پروژه، کنترل یکپارچه‌ی تغییرات پروژه و خاتمه‌ی پروژه.

 

مدیریت محدوده‌ی پروژه، همان‌طور که اشاره شد، از مهم‌ترین بخش‌های مربوط به سطح دانش پایه‌ای در مدیریت و کنترل پروژه است. مدیریت محدوده خود به پنج بخش دیگر تقسیم می‌شود که عبارتند از: برنامه‌ریزی محدوده‌ی پروژه، تعریف دقیق محدوده‌ی پروژه، تشکیل ساختار شکست کار، تصدیق محدوده‌ی کار و کنترل محدوده‌ی پروژه.

بعد از مدیریت محدوده‌ی پروژه، نوبت به مدیریت زمان پروژه می‌رسد. این بخش نیز شش مورد مختلف را شامل می‌شود. این موارد عبارتند از: تعریف فعالیت‌ها، تعیین توالی فعالیت‌ها، تخمین منابع فعالیت‌ها، تخمین زمان فعالیت‌ها، تدوین چند و چون زمان‌بندی پروژه و کنترل زمان‌بندی تدوین‌شده.

به مجموعه کارهایی که برای اطمینان از انجام‌پذیر بودن پروژه با استفاده از منابع مالی تعیین‌شده برای آن انجام می‌شود مدیریت هزینه‌ی پروژه می‌گویند. مدیریت هزینه‌ی پروژه نیز از بخش‌های سطح دانش پایه‌ای مدیریت و کنترل پروژه به‌شمار می‌رود. مدیریت هزینه‌ی پروژه سه بخش اصلی را شامل می‌شود که عبارتند از: تخمین هزینه‌ی مورد نیاز برای پروژه، بودجه‌بندی هزینه و کنترل آن.

مدیریت کیفیت پروژه نیز آخرین بخش از چهار بخش تشکیل‌دهنده‌ی سطح پایه‌ای مدیریت و کنترل پروژه است. به مجموعه کارهایی که باعث حصول اطمینان از انجام‌پذیر بودن پروژه تحت نیازهای کیفی تعیین‌شده صورت می‌پذیرند، مدیریت کیفیت پروژه می‌گویند. مدیریت کیفیت پروژه شامل سه بخش برنامه‌ریزی کیفی، اجرای تضمین کیفی و اجرای کنترل کیفی است.

حال نوبت به بخش‌های مختلف دانش تسهیل‌کننده می‌رسد. همان‌طور که دیدیم، یکی از بخش‌های مهم این سطح از دانش، مدیریت منابع انسانی است. به فرآیندهای لازم برای هدایت نیروی انسانی در یک پروژه مدیریت منابع انسانی گفته می‌شود. مدیریت منابع انسانی چهار بخش اصلی را شامل می‌شود که عبارتند از: برنامه‌ریزی منابع انسانی، جذب نیروی انسانی، تشکیل گروه پروژه و تعیین مدیر پروژه.

مقصود از مدیریت ارتباطات در یک پروژه اطمینان از تولید، جمع‌آوری، پخش، صیانت و به‌هنگام‌رسانی به‌موقع و اصولی اطلاعات است. مدیریت ارتباطات شامل چهار بخش اصلی برنامه‌ریزی اطلاعات، تقسیم اطلاعات، گزارش عملکرد و مدیریت ذی‌نفعان پروژه است. مقصود از ذی‌نفعان پروژه اشخاص یا سازمان‌هایی هستند که فعالانه در کار پروژه شرکت دارند و چگونگی اجرا یا تکمیل پروژه بر سود یا زیان آن‌ها اثر می‌گذارد.

مدیریت ریسک نیز از اصلی‌ترین بخش‌های تشکیل‌دهنده‌ی سطح تسهیل‌کننده‌ی دانش در مدیریت و کنترل پروژه است. به مجموعه کارهایی که به اطمینان از شناسایی ریسک، تحلیل ابعاد مختلف مربوط به آن، چگونگی واکنش به ریسک و نحوه‌ی کنترل می‌پردازند مدیریت ریسک می‌گویند. مدیریت ریسک نقشی کلیدی در کاهش خطرات احتمالی در یک پروژه دارد و با اثرات احتمالی منفی بر پروژه مقابله می‌کند.

مدیریت ریسک شامل شش بخش اصلی می‌شود که عبارتند از: برنامه‌ریزی مدیریت ریسک، شناسایی و تشخیص درست ریسک، تحلیل کیفی ریسک، تحلیل کمی ریسک، برنامه‌ریزی برای واکنش نشان دادن به ریسک و کنترل ریسک.

در نهایت، نوبت به مدیریت تدارکات می‌رسد. مجموعه کارهایی که به حصول اطمینان از تهیه‌ی کالاها و خدمات خارج از سازمان مادر می‌انجامد مدیریت تدارکات اتلاق می‌شود. مدیریت تدارکات خود شامل شش بخش اصلی است. این بخش‌ها عبارتند از: برنامه‌ریزی سفارشات خرید، برنامه‌ریزی عقد قراردادها، درخواست و برگزاری مناقصه، انتخاب افراد ذی‌صلاح و برندگان مناقصه، مدیریت قرارداد و خاتمه‌ی قرارداد.

استانداردهای معروف مدیریت و کنترل پروژه

در قسمت‌هایی از این یادداشت، ما بر اساس استاندارد PMBOK درباره‌ی بخش‌های مختلف پروژه توضیحاتی را ارائه کردیم تا امکان آشنایی با جزئیات مربوط به مدیریت و کنترل پروژه به‌وجود بیاید. این استاندارد معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت و کنترل پروژه به‌شمار می‌رود. حال در این بخش، علاوه بر PMBOK، به‌اختصار برخی از استاندارهای معروف دیگر را نیز معرفی می‌کنیم.

با توجه به اهمیت روزافزون مدیریت و کنترل پروژه در دنیای امروز و هرچه گسترده‌تر شدن مطالعات مربوط به آن، استاندارهای گوناگونی نیز در این زمینه به‌وجود آمده‌اند. استانداردها بر اساس دانش و تجربه‌ی افراد متخصص در امر مدیریت و کنترل پروژه تدوین می‌شوند.

 استانداردها معمولاً به یکسری اصول کلی می‌پردازند و از ارائه‌ی متدولوژی‌ها می‌پرهیزند و از ذکر جزئیات پرهیز می‌کنند؛ چرا که این موارد معمولاً در هر پروژه نسبت به یک پروژه‌ی دیگر تفاوت‌های درخور توجهی دارد. آگاهی از استانداردها با توجه به این‌که خود از دل پروژه‌ها و نظرات افراد خبره در علم مدیریت بیرون آمده و شکل گرفته‌اند، می‌تواند اهمیت بسیاری داشته باشد.

معروف‌ترین استاندارد در بین استانداردهای مدیریت و کنترل پروژه، همان‌طور که ذکر شد، PMBOK است. PMBOK درواقع نشان‌گر عبارت Project Management Body of Knowledge است. مقصود از این عبارت دانش مدیریت پروژه است. این استاندارد توسط انجمن مدیریت پروژه‌ی ایالات متحده‌ی آمریکا (PMI) توسعه داده شد. PMBOK یک مرجع اصلی دارد که هرچهار سال یک‌بار دوباره بررسی و ویرایش می‌شود.

استاندارد ISO 10006 از دیگر استانداردهای معروف است. این استاندارد می‌توان به‌عنوان راهنما در شرکت‌های پروژه‌محوری که به‌‌دنبال اخذ گواهینامه‌ی ISO هستند به‌کار گرفته شود. این استاندارد راهنمای مناسبی برای کاربرد مدیریت کیفیت در پروژه‌ها به‌شمار می‌رود. درواقع تکیه‌ی این استاندارد بر کیفیت در فرآیندهای مدیریت پروژه است، بنابراین نمی‌تواند همانند PMBOK که به تبیین پیکره‌ی دانش مدیریت پروژه می‌پردازد، جامع باشد. استاندارد ISO 10006 می‌تواند برای پروژه‌های کوچک یا بزرگ در مدت‌زمان‌های کوتاه یا بلند مناسب باشد.

دیگر استاندارد معروف در مدیریت و کنترل پروژه استاندارد Prince 2 است. این استاندارد برخلاف دو نمونه‌ی معرفی‌شده در این بخش، نه یک استاندارد جهانی، که یک استاندارد نیمه‌جهانی محسوب می‌شود. این استاندارد بیشتر مبتنی بر متدولوژی است. درواقع این استاندارد روش اجرای پروژه‌ها را توضیح می‌دهد و از این حیث با استاندارد PMBOK متفاوت است.

درواقع استاندارد Prince 2 راهنمای خوبی برای همه‌ی مراحل انجام و چگونگی پیش‌بردن گام‌به‌گام پروژه به‌شمار می‌رود، درحالی که PMBOK صرفاً روش‌های انجام پروژه را نام می‌برد و درباره‌ی آن‌ها توضیح می‌دهد. استاندارد Prince 2 می‌تواند برای انجام پروژه‌های عمومی بسیار مفید باشد.

جمع‌بندی

همان‌طور که دیدیم، امروزه در امور گوناگونی مدیریت و کنترل پروژه اهمیت بسیاری پیدا کرده است. آگاهی از دانش مدیریت و کنترل پروژه بی‌تردید نقشی حیاتی در موفقیت یک پروژه دارد، و بدون آن امکان به ثمر رسیدن پروژه در دنیای رقابتی امروز وجود ندارد.

امروزه شاهد آن هستیم که معتبرترین شرکت‌ها، گروه‌ها، سازمان‌ها و… در عرصه‌های مختلف صنعتی، تجاری، پژوهشی و… با مدیریت و کنترل پروژه و آگاهی از اهمیت بالای آن توانسته‌اند اهداف خود را عملی سازند و در رقابت با سایرین به جایگاهی متمایز دست یابند. پس اگر به‌دنبال اجرای یک پروژه هستید، باید بدانید که کلیدی‌ترین نکته برای موفق شدن مدیریت و کنترل صحیح آن پروژه است.