یکی از مشکلاتی که افراد متضرر گاهی با آن مواجهند، امکان از بین رفتن مدارکی است که بیانگر گناه فرد خاطی به‌شمار می‌روند. هر فرد برای اثبات حقانیت خود باید مدارک موجهی برای ارائه به دادگاه در اختیار داشته باشد. در صورتی که مدارک مدنظر فرد در گذر زمان از دسترس او خارج گردند، فرد از اقامه‌ی دعوی مبتنی بر مدارک محکمه‌پسند ناتوان خواهد بود. در چنین شرایطی، برای جلوگیری از ضایع شدن حق فرد، قانون تامین دلیل را تعبیه کرده است. اینکه این قانون چیست، در چه شرایطی قابل استناد است، شیوه‌ی تنظیم درخواست آن چگونه است و مواردی از این دست در ادامه بررسی خواهد شد.
تامین دلیل در شرایط عمومی پیمان چیست؟
تامین دلیل عبارت است از محافظت دلایل موجود برای امکان استفاده از آن در آتیه. ماده ۱۴۹ قانون آیین در دادگاه های عمومی و انقلاب در امور مدنی می گوید: در مواردی که اشخاص ذینفع احتمال دهند در آینده استفاده از دلایل و مدارک دعوای آنان از قبیل تحقیق محلی و کسب اطالع از مطلعین و استعالم نظر کارشناسان یا دفاتر تجاری یا استفاده از قرائن و امارات موجود در محل و دلائلی که نزد طرف دعوا یا دیگری است، متعذر یا متعسر خواهد شد، می تواند از دادگاه درخواست تامین آنها را بنمایند. مقصود از تامین در این موارد فقط ملاحظه و صورت برداری از اینگونه دلائل است(در پیمان وقتی پیمانکار از معرفی نماینده خود در هیات موقت خودداری می کند کارفرما ناگزیر است برای تعیین تکلیف تحویل موقت از دادگاه درخواست تامین دلیل نماید. زیرا چنانچه بدون تامین دلیل اقدام به تحویل موقت کند، ممکن است پیمانکار در آینده از طریق مراجع صالح راجع به کمیت و کیفیت موضوع پیمان، ادعاهایی داشته باشد که اساساً واقعی نیستند. از این روی برای اینکه ناظری بر تحویل موقت وجود داشته باشد، لازم است مرجع رسمی و ثالث )دادگاه( بر تحویل موقت نظارت کند تا دلایل مربوط به تحویل موقت، حفظ و در موقع مناسب ارائه شود.)
موارد تامین‌دلیل چیست؟
برای روشن ساختن موارد تامین دلیل می‌توان مثال‌های مختلفی ارائه کرد. مثال‌هایی که در این بخش به آنها اشاره خواهیم داشت، صرفاً جهت تبیین اهمیت این قانون و موارد آن است؛ وگرنه واضح است که اهمیت حفاظت از مدارک به صرفاً چند مثال مختصر محدود نمی‌گردد.
فرض کنید کالای ارزشمندی را به کسی امانت داده و از او در قبال آن رسیدی نگرفته‌اید. حال چند نفر هم هستند از این مسئله باخبرند، اما شما احتمال می‌دهید که در صورت نیاز به اقامه‌ی دعوی به آنها به هر دلیلی دسترسی نداشته باشید. در این صورت می‌توانید برای ثبت نظر شاهدان واقعه از تامین دلیل استفاده کنید. یا مثلاً فرض کنید که از فردی طلبکارید، اما احتمال می‌دهید که آن فرد قصد مخدوش کردن مدارکی را که بیانگر بدهکاری به شماست، داشته باشد. در این شرایط بهترین راه برای شما تقدیم دادخواست تامین دلیل به دادگاه است تا در موعد مناسب و در صورت نیاز در اثبات حقانیت خود با مشکلی مواجه نشوید و از مدارک پیش از آن‌که مخدوش یا نابود گردند حفاظت کنید. یا مثلاً فرض کنید که اتومبیلی با اتومبیل شما تصادف کرده است. منطقاً بعد از شکایت، نمی‌توانید تا پایان روند دادرسی صبر کنید و به اتومبیل خود دست نزنید و آن را تعمیر نکنید، بنابراین بهترین کار استفاده از نظر یک کارشناس جهت تعیین خسارت وارده به اتومبیل و تامین دلیل برای اثبات حقانیت خود در موعد مقرر در هنگام برگزاری دادگاه است.
همان‌طور که مشخص است و در بخش‌های پیشین نیز به‌اجمال به آن اشاره شد، در صورتی که آمادگی لازم برای استفاده از مدارک جهت طرح دعوی فراهم نباشد و فرد متضرر برای ارائه‌ی آنها به دادگاه نیازمند زمان باشد، یا به هر دلیل احتمال مخدوش شدن، از بین رفتن یا در دسترس نبودن مدارک را بدهد، می‌تواند برای محفوظ ماندن مدارک از تامین دلیل استفاده کند. مثال‌های ذکرشده تنها با هدف تبیین هرچه بهتر این مسئله ارائه شدند، وگرنه این مثال‌ها -همان‌طور که پیشتر تأکید شد- صرفاً نمونه‌های محدودی از نمونه‌های بسیاری که تامین دلیل در آنها کاربردی است، به‌شمار می‌روند.
تامین دلیل چگونه انجام می‌شود و در چه شرایطی قابل استناد است؟
تامین دلیل می‌تواند به‌صورت شفاهی و یا نیز کتبی طرح گردد، درخواست آن به‌صورت شفاهی در صورتی ممکن است که در جلسه‌ی رسیدگی دادگاه بیان گردد تا صورتجلسه شود. هرچند این درخواست عمدتاً به‌صورت دادخواست به دادگاه ارائه می‌گردد، با این حال رسیدگی به آن به‌صورت شفاهی نیز از جانب مراجغ ذی‌ربط ضروری است. به‌طور کلی، درخواست تامین دلیل باید حاوی مشخصات درخواست‌کننده، مشخصات طرف مقابل، موضوعی که اختلاف حول آن شکل گرفته و نیز توصیف شرایطی که به تنظیم درخواست تأمین انجامیده است، باشد. موضوعی که اختلاف حول آن شکل گرفته باید به‌طور مشخص مطرح گردد تا مجری این درخواست با حدود وظیفه‌ی خود آشنا شود. در صورتی که تمام این موارد رعایت شوند، تامین دلیل قابل استناد خواهد بود. همچنین زمان درخواست برای حفظ امنیت مدارک می‌تواند در حین بررسی دادگاه یا پیش از اقامه‌ی دعوی باشد.
با اینکه رعایت موارد بند پیشین لازمه‌ی قابل استناد بودن تامین دلیل دانسته شد، در عین حال باید توجه داشت در صورتی که مشخصات طرف مقابل (فردی که به شما خسارت زده است) نامعلوم باشد، مثلاً کسی از شما چیزی دزدیده باشد و شما قادر به شناسایی سارق نباشید، خالی گذاشتن مشخصاتش در فرم تعبیه‌شده مانع از ثبت درخواست نخواهد شد. درواقع، در این شرایط نیز قانون امکان تامین دلیل را فراهم کرده است تا حقی از کسی ضایع نگردد. در صورت ارائه‌ی درخواست، شورای بررسی درباره‌ی قبول کردن یا رد آن تصمیم خواهد گرفت. در این مرحله شورای بررسی به طرف مقابل دعوا کاری ندارد و نیازی به دعوت از او نیست.
نحوه تامین دلیل در تحویل موقت به چه ترتیبی می تواند انجام شود؟
مطابق بند در( ماده ۳۹ شرایط عمومی پیمان، در صورتی که عملیات پیمان طبق این ماده آماده تحویل موقت شود، ولی پیمانکار تقاضای تحویل کار را نکند، مهندس مشاور آماده بودن کار برای تحویل موقت را به کارفرما اعالم می نماید تا کارفرما طبق این ماده برای تشکیل و تحویل موقت کار اقدام کند. فرض می کنیم که کارفرما تاریخ و محل تشکیل هیات را به اطالع مهندس مشاور و پیمانکار می رساند پس از ۱۰روز از تاریخ ابالغ کارفرما، پیمانکار نماینده خود را برای تحویل موقت معرفی نمی کند، در این صورت کارفرما درخواست تامین دلیل را که معمولا به صورت فرم دادخواست تهیه می شود، به شورای حل اختلاف محل اجرای موضوع پیمان که اخیراً تشکیل شده و صالحیت تامین دلیل را به عهده دارد تقدیم می کند. کارفرما دادخواست تامین دلیل به استناد پیمان منعقده و بند)در( ماده ۳۹ آن از شورای حل اختلاف تقاضای تامین دلیل می نماید. شورای حل اختلاف یک نفر نماینده ) قاضی، مدیر یا شخص دیگری( را به کارگاه اعزام می کند. نحوه تامین دلیل در این فرض به دو صورت قابل تفسیر است: یک – هیات تحویل موقت متشکل از دو عضو یعنی نماینده کارفرما و نماینده مهندس مشاور، تشکیل و با رعایت ترتیبات مقرر در بند)الف( ماده ۳۹ شرایط عمومی پیمان، تشریفات مربوط به تحویل موقت را انجام و نماینده ای که مراجع قضایی )شورای حل اختلاف( معرفی شده بر این امور نظارت کرده، تا تشریفات مذکور به همان نحو رعایت و این امر را در صورتجلسه تامین دلیل تایید و امضا می نماید. دو – نماینده شورای حل اختلاف به مثابه نماینده یا قائم مقام قانونی پیمانکار در هیات تحویل موقت عضویت یافته و ترکیب آن را تکمیل و صورتجلسات مربوطه را عیناً امضاء می کند. در اینجا به نظر می رسد چون بدون حضور نماینده پیمانکار یا قائم مقام قانونی او، ترکیب هیات تحویل موقت ناقص است لذا برای تشکیل هیات مزبور و تکمیل خلاء یک عضو دیگر آن، حضور نماینده شورای حل اختلاف به عنوان قائم مقام قانونی او در هیات یاد شده ضروری است. پس، از طرف شورای حل اختلاف شخصی به عنوان نماینده پیمانکار در هیات مرقوم معرفی می شود. هیات مورد بحث که به ترتیب فوق تشکیل شده، موضوع پیمان را تحویل موقت می کند. آن هیات باید مقررات و تشریفات مندرج در بند )الف( ماده ۳۹ شرایط عمومی پیمان را در تحویل موقت رعایت کند و صورت جلسه مربوطه را نیز امضاء نماید. در صورت جلسه مزبور باید قید شود که نماینده شورای حل اختلاف به جای نماینده پیمانکار ذیل صورت جلسه را امضاء کرده است. اما باید اذعان داشت هرچند هر یک از دو طریق فوق نتیجه یکسان دارد لکن از لحاظ اصول آیین دادرسی و قانون آیین دادرسی مدنی و همچنین شرایط عمومی پیمان، اساساً نماینده شورای حل اختلاف نمی تواند به عضویت هیات تحویل موقت درآید. بنابراین هیات تحویل موقت با ترکیب دو عضو )نماینده کارفرما و نماینده مهندس مشاور( تشکیل و طبق روش یکم )مذکور در بالا( تشریفات مربوطه به تحویل موقت را انجام می دهند. البته ممکن است یک نفر کارشناس رسمی دادگستری که تخصص الزم در موضوع پیمان دارد، به تقاضای کارفرما در هنگام تامین دلیل حضور داشته باشد.
نحوه‌ی درخواست تامین‌دلیل
برای درخواست تامین دلیل نیز مانند هر درخواست دیگری در نظام حقوقی باید سلسله مراتبی را طی کرد. در ابتدا فرد باید مشخص کند که مسئله یا مشکلی که اختلاف حول آن شکل گرفته در حوزه‌ی کدام یک از شوراهای حل اختلاف قرار دارد. اگر در منطقه شورای حل اختلاف تشکیل نشده باشد، در آن صورت درخواست می‌تواند به یک دادگاه تقدیم گردد. در ادامه، باید از اوراق شورای حل اختلاف مدنظر برگ دادخواست تامین دلیل را تهیه کرد. سپس باید دادخواست را بر فرم تعبیه‌شده به‌تعداد خوانندگان به‌علاوه‌ی یک نسخه تنظیم کرد. آن‌گاه باید از هر یک از اوراقی که به آنها استناد می‌شود یک برگه فتوکپی تهیه گردد، این اوراق باید به‌تعداد خوانندگان به‌علاوه‌ی یک نسخه باشد. در ادامه باید با مراجعه به بخش تطبیق اسناد شورای حل اختلاف گواهی کپی برابر اصل گرفت. بعد از آن الصاق تمبر هزینه‌ی دادرسی به دادخواست ضروری است. در مرحله‌ی بعد، در صورت فوری بودن درخواست تامین دلیل، باید با در میان گذاشتن این موضوع با مسئول ثبت از او خواست تا آن را فوراً به مسئول مربوطه ارجاع دهد. پس از صدور قرار تامین دلیل باید با مدیر دفتر دادگاه برای حضور در محل مدنظر فرد هماهنگ شد. اگر برای تخمین و تعیین خسارت از نظرات یک کارشناس استفاده شده باشد، مدیر دفتر با هماهنگی با کارشناس و همراه با او در محل حاضر خواهد شد. در این شرایط پرداخت حق‌الزحمه‌ی کارشناس به صندوق دادگستری ضروری است تا رسید آن به پرونده ضمیمه گردد.
اعتبار تامین دلیل
به‌طور کلی باید توجه داشت که هرکس که تقاضای تامین دلیل می‌کند الزاماً محق نیست. در صورت درخواست، اعتبار دلایل بررسی نمی‌شود، بلکه این دلایل ضبط می‌شوند تا در صورت اقامه‌ی دعوی اعتبار آنها در دادگاه بررسی گردد؛ فلذا تامین دلیل نه بر اعتبار دلایل می‌افزاید و نه از آن می‌کاهد. این امر در ماده‌ی ۱۵۵ آیین دادرسی اینگونه بیان شده است: « تامین دلیل برای حفظ آن است و تشخیص درجه‌ی ارزش آن در موارد استفاده، با دادگاه خواهد بود.»
جمع‌بندی
گاه امکان از بین رفتن مدارکی که خطایی را اثبات می‌کنند، در گذر زمان وجود دارد. در چنین شرایطی افراد می‌توانند برای حفظ امنیت این مدارک از تامین دلیل استفاده کنند. همان‌طور که در این یادداشت به آن پرداختیم، دلیل مدنظر باید شرایط ویژه‌ای داشته باشد تا امکان تأمین آن به‌وجود بیاید. شرط اولیه در تامین دلیل که از مهم‌ترین شروط آن نیز به‌شمار می‌رود موجود بودن دلیل است، درواقع تنها دلیلی که موجود است تأمین می‌گردد، دلیل نباید جمع‌آوری شود یا تحصیل گردد. سایر شرایط، به‌ترتیبی که در این یادداشت از آنها سخن به میان رفت، نیز باید فراهم و همچنین سایر سلسله مراتب هم باید از جانب افراد انجام و رعایت شود تا در نهایت امکان تامین دلیل وجود داشته باشد.
در صورت حفظ امنیت مدارک، امکان استناد به آنها در روز دادگاه وجود خواهد داشت و اعتبار آنها توسط دادگاه در همان زمان سنجیده خواهد شد. تامین دلیل بهترین راهکار برای حفظ مدارکی است که دسترسی به آنها همواره آسان نخواهد بود. در صورت امکان از بین رفتن مدارک، این کار بی‌تردید مناسب‌ترین شیوه برای دفاع از درست بودن ادعا و جلوگیری از پایمال شدن حق خود در صورت اقامه‌ی دعوی است.
