مناقصات شهرداری و سازمان‌ها چگونه انجام می‌شود و چه شرایطی دارد؟
اختصاصی ساختمان آنلاین: گسترش شهرنشینی و مسائل و مشکلات خاص زندگی شهری بیش از پیش ضرورت توجه همه جانبه به راهبردهای سودمند برای بهینه‌سازی زندگی ساکنان شهرها را لازم ساخته است.
از این‌رو، بسیاری از ارگان‌های دولتی و یا غیردولتی و همچنین شهرداری‌ها مناقصه‌های مختلف و متنوعی را به منظور انجام یک پروژه خاص، خدمات، خرید کالا و یا سایر موارد دیگر برگزار می‌کنند.
شاید برای شما نیز این سوال پیش آمده باشد که مناقصه چیست و روند برگزاری آن به چه شکل است؛ در ادامه این مطلب به توضیح این موضوع و قوانین مربوط به آن خواهیم پرداخت؛ با م همراه باشید.
مناقصه چیست؟
مناقصه در واقع یک فرآیند رقابتی است که در آن سازمان‌های عمومی، خرید کالا یا خدمات مورد نیاز خود را به رقابت می‌گذارند و طی آن باید طبق اسناد مناقصه، کیفیت مطلوب مورد نظر از سوی فرد یا شرکت مجری تامین شود.
در این فرآیند تعهدات مربوط به موضوع معامله به مناقصه‌گری واگذار خواهد شد که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده باشد.
مناقصه‌گذار یا نهادهای مجاز به برگزاری مناقصه چه کسانی هستند؟
مناقصه‌گذار در واقع تمامی دستگاهها اعم از قوای سه‌گانه جمهوری اسلامی ایران مانند وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، موسسات و شرکت‌های دولتی، موسسات انتفاعی وابسته به دولت، بانک‌ها و موسسات اعتباری دولتی گرفته تا شرکت‌های بیمه دولتی، موسسات عمومی، بنیادها و نهادهای انقلاب اسلامی، شورای نگهبان قانون اساسی و همچنین دستگاهها و واحدهایی که شمول قانون بر آن‌ها مستلزم ذکر یا تصریح نام است، اعم از این‌که قانون خاص خود را داشته باشند و یا از قوانین و مقررات عام تبعیت نمایند مانند وزارت جهاد کشاورزی، شرکت ملی نفت ایران، شرکت ملی گاز ایران، شرکت ملی صنایع پتروشیمی ایران، سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، سازمان بنادر و کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران، سازمان توسعه و نوسازی معادن و صنایع معدنی ایران، سازمان صداوسیمای جمهوری اسلامی ایران و شرکت‌های تابعه آن‌ها که مناقصه را برگزار می‌کنند را شامل می‌شود.
همچنین در مواردی که بنیادها و نهادهای موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی از بودجه کل کشور استفاده کنند نیز شامل گروه مناقصه‌گذار می‌شوند و باید تمامی قوانین مربوط به مناقصات را رعایت کنند.
تبصره: نیروهای مسلح، تابع مقررات و ضوابط خاص خود بوده و از شمول قوانین مناقصه مستثنی هستند.
مناقصه‌گر چه کسی است؟
مناقصه‌گر در واقع همان شخصی حقیقی یا حقوقی است که اسناد مناقصه را دریافت کرده و در مناقصه شرکت می‌کند. این شخص در ابتدا باید اسناد مناقصه را دریافت کرده و همچنین تا پایان مهلت ارائه اسناد مناقصه‌گر باقی بماند، حال در صورتی که شخص موردنظر از ارائه پیشنهاد خودداری نماید و در مناقصه شرکت نکند دیگر به عنوان مناقصه‌گر شناخته نمی‌شود. به عبارت بهتر مناقصه‌گر بودن یک امر کاملا منقطع است و در هر مرحله‌ای از کار ممکن است از این عنوان خارج شود.
اصول مناقصات شهرداری
مواردی مانند اصل آزادی رقابت، شایستگی داوطلبان شرکت در مسابقه، معلوم بودن نصاب معامله، حضور یک شخص اداری، همگی شامل اصول معامله می‌شوند که رعایت هر یک از آن‌ها الزامی است.
انواع مناقصات شهرداری از لحاظ روش دعوت مناقصه‌گران
همان‌طور که می‌دانید برگزاری مناقصات شهرداری از منظر نحوه دعوت مناقصه‌گران به سه گروه کلی شامل عمومی، محدود و اختیاری تقسیم‌بندی می‌شوند.
- مناقصه عمومی
در این نوع مناقصه دولت یا سازمان‌های عمومی (در این‌جا شهرداری)، انجام یک کار و یا خرید کالای مورد نیاز خود را از طریق اعلان در میان عموم داوطلبان، به رقابت می‌گذارد.
- مناقصه محدود
در این روش محدود بودن و دلایل آن به تشخیص و مسئولیت بالاترین مقام مناقصه‌گذار تایید می‌شود. در خصوص شهرداری‌ها وقتی شهردار از لحاظ فوریت امر و یا نوع و میزان کار، خدمت و نحوه تخصص انتشار آگهی مناقصه را ضروری نداند، مناقصه در میان عده معدودی از اشخاص حقیقی یا حقوقی که از سوی سازمان‌های عمومی شناخته شده هستند، برگزار می‌شود.
گفتنی است؛ در این روش فراخوان مناقصات شهرداری از طریق ارسال دعوتنامه برای مناقصه‌گران دارای صلاحیت‌های لازم به اطلاع آن‌ها می‌رسد.
تذکر: موارد استفاده از مناقصه محدود با تصویب شورای شهر مشخص می‌شود.
- مناقصه اختیاری
در این روش همان‌طور که از نام آن مشخص است، از طریق اعلان عمومی صورت می‌گیرد اما اختیار انجام مناقصه با بهترین پیشنهاد دهنده و یا سازمان دولتی خواهد بود.
گفتنی است؛ قانون‌گذار به منظور انجام مناقصه نصاب و حدی معین کرده است و همچنین بر اساس آن معاملات را به سه دسته کوچک (معاملاتی است که مبلغ آن کمتر از ۲۰۰۰۰۰۰ ریال باشد)، متوسط (معاملاتی که مبلغ آن بیش از سقف مبلغ معاملات کوچک باشد و از ده برابر سقف آن تجاوز نکند) و بزرگ (معاملاتی است که مبلغ آن بیش از ده برابر سقف ارزش معاملات کوچک باشد) تقسیم‌بندی کرده است.
در معاملات کوچک، کارپرداز با مامور خرید باید با توجه به شرایط موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق کرده و با رعایت صرفه، صلاح و همچنین اخذ فاکتور مشخص، با توجه به تشخیص و مسئولیت خود، انجام معامله با تامین کیفیت و با کمترین بهای ممکن را بر عهده می‌گیرد.
در معاملات متوسط، نیز مانند نمونه قبل کارپرداز یا مامور خرید باید با توجه به شرایط موضوع معامله (کالا، خدمات یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق کرده و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام کتبی، چنانچه بهای به دست آمده مورد تایید مسئول واحد تدارکاتی یا مقام مسئول همتراز وی باشد، معامله را همراه با تامین کیفیت مورد نظر و عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد.
در صورتی که اخذ سه فقره استعلام کتبی امکان‌پذیر نباشد با تایید مسئول تدارکاتی یا مقام همتراز وی، به تعداد موجود کفایت می‌شود.
تذکر: در صورتی که کارپرداز واحد، مسئولیت واحد تدارکاتی را بر عهده داشته باشد، امضای نام‌برده به منزله امضای مسئول واحد تدارکاتی خواهد بود.
همچنین در صورتی که دستگاه اجرایی فاقد کارپرداز باشد می‌توان وظایف مندرج در این قانون را به متصدیان پست‌های مشابه سازمانی و یا به مامور خرید محول نمود.
معاملات بزرگ نیز به دو روش برگزاری مناقصه عمومی از طریق انتشار فراخوان در روزنامه‌های کثیرالانتشار و یا برگزاری مناقصه محدود انجام می‌شوند.
شرایط روزنامه کثیرالانتشار
بر اساس نظریه مشورتی اداره حقوقی، روزنامه کثیرالانتشار تعریف، قانون و یا ملاک مشخص حقوقی ندارد و برای تشخیص از حیث تیراژ نیز مبنایی معین نشده است. بنابراین، از نظر عرف به روزنامه‌های پر فروش هر کشور روزنامه کثیرالانتشار می‌گویند.
طبقه‌بندی مناقصات شهرداری از نظر مراحل بررسی
همان‌طور که می‌دانید، مناقصات شهرداری از نظر مراحل بررسی به دو گروه شامل مناقصه یک مرحله‌ای و دو مرحله‌ای تقسیم می‌شوند.
در مناقصه یک مرحله‌ای، نیازی به ارزیابی فنیبازرگانی پیشنهادها نیست و پاکت‌های پیشنهادی مناقصه‌گران در یک جلسه باز شده و طی همان جلسه نیز برنده مناقصه مشخص خواهد شد.
اما شیوه کار در مناقصه دو مرحله‌ای کمی متفاوت است؛ بدین معنا که در این روش تشخیص شهرداری، بررسی فنیبازرگانی پیشنهادها در مناقصه ضروری است.
طی این روش، باید کمیته فنیبازرگانی تشکیل شود و نتایج ارزیابی فنیبازرگانی پیشنهادها را به کمیسیون مناقصه گزارش کند تا بر اساس آن برنده مناقصه مشخص شود.
همچنین؛ کمیسیون مناقصه در مناقصات شهرداری دو مرحله‌ای با حضور شهردار تشکیل می‌شود.
نحوه ارزیابی فنیبازرگانی پیشنهادها
نحوه ارزیابی فنیبازرگانی در مناقصات دو مرحله‌ای شرایط خاص خود را دارد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.
شهرداری در مناقصات دو مرحله‌ای، موظف است با توجه به معیارها و روش‌های ذکر شده در اسناد مناقصه، فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و ارزیابی فنیبازرگانی پیشنهادها را انجام داده و اعلام کند.
همچنین درصورتی که نیاز به بررسی فنیبازرگانی پیشنهادها وجود داشته باشد، نتیجه بررسی بر اساس مهلتی که کمیسیون مناقصه تعیین می‌کند به جلسه بعدی کمیسیون محول خواهد شد و با توجه به گزارش کمیته فنیبازرگانی، پاکت‌های قیمت پیشنهاد دهندگانی که توانسته باشند امتیاز فنیبازرگانی لازم را دریافت کنند، باز می‌شود.
لازم به ذکر است؛ هرگونه ارزیابی فنیبازرگانی فقط تا قبل از باز کردن پیشنهادهای قیمت قابل انجام است. همچنین پاکت پیشنهاد قیمت مناقصه‌گرانی که در ارزیابی‌های فنیبازرگانی مورد قبول واقع نشده‌اند، باید دست نخورده به آن‌ها بازگردانده شود.
کمیسیون مناقصات شهرداری را چه افرادی تشکیل می‌دهند؟
شهردار یا نماینده وی، ذی‌حساب یا بالاترین مقام مالی شهرداری حسب مورد، مسئول فنی شهرداری یا واحدی که مناقصه به درخواست وی برگزار می‌شود، از جمله اعضای کمیسیون مناقصه هستند. همچنین، در مناقصات شهرداری یک نفر به عنوان ناظر در جلسات کمیسیون مناقصه از سوی شورای شهر شرکت می‌کند.
تذکر: رسمیت کمیسیون منوط به حضور هر سه نفر اعضای مزبور است و بر همین اساس تمام اعضا مکلف به حضور در جلسه و اظهار نظر خواهند بود. همچنین، تصمیمات کمیسیون بنا به رای اکثریت اعضا تایید شده و معتبر خواهد بود.
تذکر: در شرکت‌های دولتی تعیین اعضای کمیسیون مناقصات بر عهده هیات مدیره است.
وظایف کمیسیون مناقصه
کمیسیون مناقصه وظایف متعددی را بر عهده دارد که از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به تشکیل جلسات کمیسیون مناقصه در موعد تعیین شده در فراخوان مناقصه، بررسی پیشنهادهای مناقصه‌گران از نظر کامل بودن مدارک و امضای آن‌ها و همچنین خوانا بودن و غیرمشروط بودن پیشنهادهای قیمت (ارزیابی شکلی)، ارزیابی پیشنهادها و تعیین پیشنهادهای قابل قبول طبق شرایط و اسناد مناقصه، ارجاع بررسی فنی پیشنهادها به کمیته فنیبازرگانی در مناقصات دو مرحله‌ای، تعیین برندگان اول و دوم مناقصه، تنظیم صورت‌جلسه مناقصه و تصمیم‌گیری درباره تجدید یا لغو مناقصه اشاره کرد.
موارد ترک تشریفات مناقصات شهرداری
به موجب ماده ۳۱ آیین‌نامه معاملات شهرداری، تشریفات مناقصه در موارد زیر ترک می‌شود:
- در خصوص معاملاتی که طرف معامله وزارتخانه، موسسه، شرکت دولتی، شهرداری‌ها و یا موسسات وابسته به آن‌ها باشد.
تذکر: معامه با وزارتخانه، موسسات و شرکت‌های دولتی و یا وابسته به دولت و شهرداری و همچنین معامله بین دو شهرداری، تنها توافق طرفین که به تایید شورای شهر برسد کافی است.
- در خصوص خرید یا اجاره کردن اموال غیرمنقول که بر اساس نظر کارشناس منتخب شهرداری انجام خواهد شد.
- خرید اموال، خدمات و حقوق مالی که به تشخیص شهردار منحصر به‌فرد باشد.
- خرید خدمات هنری، صنایع مستظرفه و کارشناسان
- خرید کالاهای انحصاری دولتی و کالاهایی که از طرف مراجع صالح دولتی برای آن‌ها تعیین نرخ شده باشد.
- خرید کالاهای مورد مصرف روزانه که در محل نرخ ثابتی از طرف دولت، شهرداری‌ها و یا مراجع ذی‌صلاح برای آن‌ها تعیین شده باشد.
- کرایه حمل و نقل هوایی، دریایی، هزینه مسافرت و نظایر آن در صورت وجود نرخ ثابت و مقطوع
- خرید قطعات یدکی برای تعویض یا تکمیل لوازم و تجهیزات ماشین‌آلات موجود و همچنین ادوات و ابزار برای اندازه‌گیری دقیق و لوازم آزمایشگاهی علمی و فنی و حق اختراع آن به تشخیص شهردار.
دستیابی به مناسب‌ترین گزینه نقطه قوت روش‌های مناقصات شهرداری
از آن‌جایی که بر اساس شیوه دعوت مناقصه‌گران، گروه‌های مختلفی در این رقابت شرکت می‌کنند و مهم‌تر این‌که اصل برابری افراد در این‌گونه قراردادها رعایت می‌شود، بنابراین می‌توان به راحتی بهترین و مناسب‌ترین گزینه را انتخاب کرد. در کنار این محاسن قطعا معایبی نیز وجود دارد که از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به هدایت شرکت کنندگان به سمت کمیت و توجه نکردن به کیفیت اشاره کرد.
ادارۀ امور مناقصه چه کاری را انجام می‌دهد؟
در هر وزارتخانه یا مؤسسه عمومی یا شرکت دولتی و شهرداری‌ها، یک واحد اداری و مرجع اداری صالح برای ادارۀ امور مناقصه به نام ادارۀ مناقصات وجود دارد که وظایف متعددی مانند تشکیل کمسیون مناقصه را بر عهده دارد. کمسیون مناقصه پیشنهادهای دریافتی از داوطلبان شرکت در مناقصه را بررسی کرده برنده نهایی را تعیین و اعلام می‌کند.
کمیته فنیبازرگانی چه کاری را انجام می‌دهد؟
کمیته فنی در واقع هیأتی با حداقل سه عضو خبره فنیبازرگانی صلاحیت‌دار است که از سوی مقام مجاز شهرداری انتخاب می‌شود و مسئولیت ارزیابی فنیبازرگانی پیشنهادها و سایر وظایف مشخص شده در قانون مناقصات شهرداری را بر عهده دارد.
ارزیابی کیفی مناقصه‌گران به چه صورت انجام می‌شود؟
در ارزیابی کیفی توان انجام تعهدات مناقصه‌گران از سوی شهرداری یا به تشخیص وی توسط کمیته فنیبازرگانی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
ارزیابی فنیبازرگانی پیشنهادها چیست؟
ارزیابی فنیبازرگانی یک فرایند مشخص است که طی آن مشخصات، استانداردها، کارایی، دوام و سایر ویژگی‌های فنیبازرگانی پیشنهادهای مناقصه‌گران مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرد و در نهایت پیشنهادهای قابل قبول انتخاب می‌شوند.
فرآیند ارزیابی مالی شهرداری و نحوه انجام آن
در فرایند ارزیابی مالی مناسب‌ترین قیمت از میان پیشنهادهائی که از نظر فنیبازرگانی پذیرفته شده‌اند، انتخاب می‌شود. در این فرآیند مناقصه‌گری که مناسب‌ترین قیمت را پیشنهاد داده باشد به عنوان برنده اول اعلام می‌شود. همچنین برنده دوم تنها در شرایطی اعلام می‌شود که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول، کمتر از مبلغ تضمین باشد.لازم است، روش ارزیابی مالی در اسناد مناقصه به صورت مشروح همراه با ذکر نحوه تأثیرگذاری ارزیابی فنیبازرگانی بر قیمت اعلام شود.
پس از این‌که پاکت‌های قیمت باز شد در صورتی که نیاز به بررسی قیمت‌ها و تجزیه و کنترل مبانی وجود داشته باشد، کمیسیون مناقصه این اختیار را دارد تا بررسی موارد ذکر شده را به کمیته فنیبازرگانی ارجاع دهد و این کمیته نیز حداکثر طی دو هفته نتیجه ارزیابی خود را به کمیسیون مناقصه اعلام خواهد کرد. همچنین پس از باز کردن پیشنهادهای قیمت، تضمین برنده اول و دوم در نزد شهرداری باقی می‌ماند و تضمین سایر مناقصه‌گران نیز به آن‌ها بازگردانده خواهد شد. فرآیند فرایند ارزیابی مالی در مناقصات بین‌المللی کمی متفاوت است و در آن مناقصه‌گران داخلی نسبت به مناقصه‌گران خارجی ارجحیت دارند. نحوه ترجیح مناقصه‌گران داخلی، در اسناد مناقصه ذکر می‌شود. همچنین تایید مناقصاتی که در آن‌ها رعایت این قاعده به صلاح نباشد، بر عهده شورای اقتصاد خواهد بود.
ارزیابی شکلی مناقصات شهرداری
در این فرآیند کامل بودن اسناد و امضای آن‌ها، غیرمشروط و خوانا بودن پیشنهاد قیمت مورد بررسی قرار می‌گیرد.
انحصار در معامله
در این فرآیند نیز یگانه بودن متقاضی شرکت در معامله از طریق انحصار در معامله به دو روش مشخص می‌شود که عبارتند از:
- اعلان هیأت وزیران برای کالاها و خدماتی که در انحصار دولت است.
- انتشار آگهی عمومی و ایجاب تنها یک متقاضی برای انجام معامله.
سند برنامه زمانی مناقصه
طی این سند زمان و مهلت برگزاری مراحل مختلف مناقصه، مدت اعتبار پیشنهادها و زمان انعقاد قرارداد تعیین می‌شود.
هیات رسیدگی به شکایات و وظایف آن
در برخی مواقع ممکن است اختلافاتی میان مناقصه‌گر و شهرداری به وجود بیاید. هیات رسیدگی به شکایات به منظور رسیدگی به دعاوی دو طرف تشکیل می‌شود. اعضای این هیات را نماینده نماینده شهرداری، نماینده شورای شهر تشکیل می‌دهند که می‌توانند با طرف قرارداد توافق کنند.این توافق برای طرفین قابل اجرا و غیرقابل اعتراض خواهد بود و در صورتی که اختلاف رفع نشود هریک از طرفین می‌تواند به دادگاه صلاحیت‌دار مراجعه نماید. گفتنی است؛ اساسنامه این هیات به تصویب مجلس شورای اسلامی خواهد رسید.این هیات علاوه‌بر مورد گفته شده وظایف دیگر نیز بر عهده دارد که از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به رسیدگی به اعتراضات مربوط به اجرا نشدن هر یک از مواد قانون مناقصه، صدور رای تجدید یا لغو مناقصه اشاره کرد.
برخی موارد دیگر نیز وجود دارد که هیات رسیدگی به شکایات هیچ مسئولیتی در قبال آن‌ها ندارد. این موارد شامل معیارها و روش‌های ارزیابی پیشنهادها، ترجیح پیشنهاد دهندگان داخلی، اعتراضاتی که یک ماه پس از اعتبار پیشنهادها ارسال شده باشد، شکایت برندگان مناقصات پس از انعقاد قرارداد می‌شود.
مدت زمان مهلت مناقصه‌گذار برای ارائه پاسخ به اعتراض مناقصه‌گر
دستگاه مناقصه‌گذار موظف است در مهلت پانزده روز کاری از تاریخ دریافت شکایت، رسیدگی‌های لازم را انجام داده و در صورت وارد دانستن اعتراض، بر اساس مقررات مربوطه اقدام کند. همچنین در صورتی که شکایت را وارد نداند باید طی مهلت تعیین شده جوابیه لازم را به شاکی اعلام کند.
فرآیند برگزاری مناقصات شهرداری
حال که با برخی تعاریف و وظایف قسمت‌های مهم در مناقصات آشنا شدید، در ادامه به فرآیند برگزاری مناقصات و مراحل آن خواهیم پرداخت. برگزاری مناقصات شهرداری مراحل پیچیده‌ای ندارد و به ترتیب شامل تامین منابع مالی، تعیین نوع مناقصه در معاملات بزرگ، تهیه اسناد مناقصه، ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در صورت لزوم، فراخوان مناقصه، ارزیابی پیشنهادهای ارائه شده و تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد، می‌شود.
در صورتی که به تشخیص شهرداری نوع معامله ایجاب کند که نقشه یا برگ شروط، مشخصات و نمونه‌های ضمانت‌نامه و قرارداد و یا مدارک دیگری تهیه شود، موارد گفته شده باید قبل از نشر آگهی آماده شوند و همچنین محل توزیع و یا فروش نقشه‌ها، برگ شرایط و مشخصات باید در آگهی مناقصه ذکر شود.
اگر تهیه و توزیع نمونه‌های ضمانت‌نامه و قرارداد لازم باشد، تهیه آن‌ها قبل از نشر آگهی و همچنین ذکر محل توزیع آن در آگهی ضروری است و در این‌صورت ضمانت‌نامه باید عینا مطابق با نمونه تنظیم شده و نمونه قرارداد با ذکر این‌که مورد تایید پیشنهاد دهنده است امضا و ضمیمه پیشنهاد شود.
همچنین در شرایطی که شروط مناقصه مفصل بوده و درج آن در روزنامه نیازمند هزینه زیادی باشد، ممکن است نوع کالا، کار یا خدمت مورد معامله، مقدار، مدت، محل تحویل، میزان پیش‌پرداخت، مدت و محل قبول پیشنهادها در آگهی درج شود. علاوه‌بر این باید محل معینی که نقشه‌ها و شرح شروط و مشخصات معامله در آن موجود است مشخص و نیز در آگهی تصریح شود که پیشنهاد دهندگان باید یک نسخه از آن را دریافت و با قید قبولی امضا کرده و به پیشنهاد خود ضمیمه و تسلیم نمایند.
تامین منابع مالی
انجام معامله به هر طریقی که مدنظر دستگاه‌های ذیربط باشد مشروط بر این است که پیش‌بینی‌های لازم در خصوص منابع مالی معامله در مدت قرارداد صورت بگیرد و مراتب آن در اسناد مرتبط ذکر شده باشد. از دیگر مواردی که باید به صورت کاملا صریح در شرایط و اسناد مناقصه از سوی شهرداری ذکر و تعهد شود، پیش‌بینی منابع مالی و نحوه ضمان تاخیر تعهدات برای انجام معامله است.
ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و مراحل آن
در ارزیابی کیفی مناقصه‌گران موارد متعدی مورد بررسی قرار می‌گیرند که از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به تضمین کیفیت خدمات و محصولات، داشتن تجربه و دانش در زمینه مورد نظر، حسن سابقه، داشتن پروانه کار یا گواهی‌نامه‌های صلاحیت، در صورت لزوم، توان مالی متقاضی برای انجام کار در صورت لزوم اشاره کرد.
همچنین مراحل ارزیابی کیفی مناقصه‌گران شامل تعیین معیارهای ارزیابی و اهمیت نسبی معیارها، تهیه اسناد ارزیابی، دریافت تکمیل و ارسال اسناد ارزیابی از سوی متقاضیان، ارزیابی اسناد دریافت شده و تعیین امتیاز هر یک از مناقصه‌گران و رتبه‌بندی آن‌ها، اعلام اسامی مناقصه‌گران با صلاحیت به کارفرما و امتیازات و رتبه آن‌ها، مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، می‌شود.
تذکر: سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور موظف است با همکاری دستگاه‌های اجرایی حداکثر سه ماه پس از تصویب این قانون آئین‌نامه اجرایی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران را با رعایت موازین مقرر که بیان‌گر شاخص‌های اندازه‌گیری و روش ارزیابی مناقصه‌گران باشد را تهیه و به تصویب هیات وزیران برساند.
فراخوان مناقصات شهرداری
پس از طی مراحل فوق نوبت به فراخوان مناقصه می‌رسد.
- این فراخوان حداقل باید نام و نشانی مناقصه‌گذار (در این‌جا شهرداری)، نوع، کیفیت و کمیت کالا یا خدمات، نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه، محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل و گشایش پیشنهادها، مبلغ برآورد شده معامله و مبانی آن (در صورتی که تامین آن میسر یا به مصلحت باشد) در مواردی که فهرست بهای پایه وجود دارد، برآورد مربوط طبق فهرست یاد شده تهیه می‌شود را پوشش دهد.
- شهرداری می‌تواند فراخوان مناقصه عمومی را دو یا سه نوبت حداقل در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار کشوری یا استان مربوطه منتشر کرده و یا از طریق رسانه‌های گروهی و ارتباط جمعی فراخوان موردنظر اطلاع‌رسانی کند.
- شهرداری می‌تواند علاوه‌بر موارد ذکر شده فراخوان مناقصه را از طریق سایر رسانه‌های گروهی و رسانه‌های ارتباط جمعی از قبیل رادیو یا تلویزیون، شبکه‌های اطلاع‌رسانی، ارسال آگهی برای اشخاص مربوطه و یا الصاق آگهی در معابر عمومی نیز منتشر کند.
- در صورتی که برگزاری مناقصه در حیطه بین‌المللی مورد نیاز باشد و یا بحث استفاده از تسهیلات اعتباری خارجی در میان باشد، لازم است با کسب مجوزهای مربوط و با رعایت موازین قانون، حداکثر استفاده از توان فنی، مهندسی، تولیدی و صنعتی اجرائی کشور مصوب ۱۲/۱۲/۱۳۷۵ آگهی مربوط به مناقصه در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار و حداقل یک نوبت در یکی از روزنامه‌های انگلیسی زبان داخل و یک مجله یا روزنامه بین‌المللی مرتبط با موضوع مناقصه، منتشر شود.
اسناد مناقصه
یکی از مواردی که باید در خصوص اسناد مناقصه رعایت شود این است که تمامی این اسناد باید به صورت یکسان در اختیار تمامی داوطلبان قرار گیرد. همچنین اسناد مناقصه باید موارد مانند: نام و نشانی مناقصه‌گذار (در این‌جا شهرداری) ، نوع و مبلغ تضمین مناقصه، محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهاد و گشایش آن‌ها، مبلغ پیش‌پرداخت و تضمین حسن انجام کار، مدت اعتبار پیشنهادها، شرح کار، مشخصات فنیبازرگانی، استانداردها، نوع کمیت و کیفیت کالا یا خدمات، برنامه‌ریزی انجام کار یا تحویل کالا، معیارها و روش ارزیابی کیفی مناقصه گران، روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخه‌های آن‌ها، متن قرارداد شامل موافقت‌نامه، شرایط عمومی و خصوصی و ضمائم آن، صورت‌جلسات و توضیحات در جلسه حضوری احتمالی و همچنین سایر اسنادی که به تشخیص شهرداری لازم باشد را پوشش دهد.
مهلت قبول پیشنهادها
این مهلت مطابق همان زمانی است که در اسناد مناقصه تعیین شده است. آخرین مهلت تحویل اسناد در خصوص مناقصات داخلی نباید کمتر از ۱۰ روز از تاریخ انتشار در روزنامه رسمی و در خصوص مناقصات بین‌المللی نباید کمتر از ۶۰ روز از زمان انتشار باشد.
نحوه تهیه و تسلیم پیشنهادها
پس از این‌که شرکت‌کنندگان در مناقصه اسناد موردنظر را دریافت و یا خریداری کردند باید پیشنهادهای خود را به ترتیبی که در ادامه خواهیم گفت تهیه کرده و به شهرداری تحویل دهند.
مراحل انجام این کار به صورت زیر است:
- تهیه و تکمیل اسناد و پیشنهادها
- تسلیم پیشنهادها در مهلت مشخص شده در فراخوان مناقصه
- دریافت رسید تحویل پیشنهادها
تذکر: در خصوص مناقصات داخلی و بین‌المللی، مهلت قبول پیشنهادها از آخرین مهلت تحویل اسناد مناقصه به ترتیب نباید کمتر از ده روز و یک ماه باشد.
تسلیم و تحویل پیشنهادها چه شرایطی دارد؟
این مرحله نیز شرایط مختص به خود را دارد. به عنوان مثال، هیچ یک از شرکت کنندگان در مناقصه جز در مواردی که در اسناد مناقصه پیش‌بینی شده باشد، نمی‌توانند بیش از یک پیشنهاد را ارائه دهند.
همچنین، لازم است تا شرکت‌کنندگان در مناقصه، اسناد مناقصه و پیشنهادهای خود را در پاکت‌های جداگانه مهر و موم شده شامل تضمین (پاکت الف)، پیشنهاد فنیبازرگانی (پاکت ب) و پیشنهاد قیمت (پاکت ج) قرار دهند و تمامی آن‌ها را در لفاف مناسب و لاک و مهر شده بگذارند.
از سوی دیگر شهرداری نیز مکلف است در مهلت تعیین شده پس از دریافت، ثبت و تا جلسه بازگشایی، از تمامی پاکت‌های پیشنهادهای ارائه شده توسط شرکت‌کنندگان نگهداری نماید. علاوه‌بر این پس از دریافت پیشنهادات، انجام هرگونه اقدام شامل تسلیم، تحویل، اصلاح، جایگزینی باید به صورت قابل گواهی و در مهلت و مکان مقرر در اسناد مناقصه انجام شود.
در چه صورتی شهرداری موظف به ارائه توضیح به شرکت‌کنندگان در مناقصه است؟
گاهی اوقات این احتمال وجود دارد که شرکت‌کننده در مناقصه ابهام یا ایرادی را در اسناد مناقصه مشاهده کند، در این صورت می‌تواند از شهرداری درخواست کند تا در خصوص ابهانم موجود توضیحاتی را ارائه دهد.
تذکر: لازم است در صورت تشکیل جلسه توضیح اسناد، توضیحات و پاسخ‌های ارائه شده به سوالات مناقصه‌گران به علاوه رونوشت صورت‌جلسه، به صورت یکسان برای تمامی شرکت‌کنندگان ارسال شود.
بررسی پیشنهادها در چه زمانی انجام می‌شود؟
پیشنهادهای مناقصه‌گران در زمان و مکان تعیین شده گشوده می‌شود و شامل مراحل زیر است:
- تهیه فهرست اسامی دریافت‌کنندگان اسناد شامل پیشنهادکنندگان،حاضران و شرکت‌کنندگان در جلسه
- بازکردن پاکت تضمینی (پاکت الف) و کنترل آن
- بازکردن پاکت فنیبازرگانی (پاکت ب)
- بازکردن پاکت پیشنهاد قیمت (پاکت ج) و کنترل آن از نظر کامل بودن مدارک و امضای آن‌ها و کنار گذاشتن پیشنهادهای غیرقابل قبول در مناقصات یک مرحله‌ای
- تحویل پاکت‌های فنیبازرگانی به کمیته فنیبازرگانی در مناقصات دو مرحله‌ای
- تهیه، تنظیم و امضای صورت‌جلسه گشایش پیشنهادها توسط کمیسیون مناقصه
- تحویل پاکت‌های قیمت و پاکت تضمین پیشنهادهای رد شده به شهرداری برای استرداد به ذی‌نفعان
در صورتی که مناقصه به شکل دو مرحله‌ای برگزار شود، زمان و مکان تشکیل جلسه گشایش پیشنهادهای قیمت در جلسه گشایش پاکت‌ها اعلام خواهد شد و این مدت فقط برای یکبار تا سقف مدت اعتبار پیشنهادها قابل تمدید است. همچنین، در این شرایط پاکت‌های قیمت در یک لفاف لاک و مهر شده توسط شهرداری نگهداری می‌شود. در خصوص مناقصات یک مرحله‌ای نیز پیشنهادهای قیمت بدون اتلاف وقت گشوده می‌شود و برنده مناقصه بر اساس قانون مناقصات مشخص می‌شود.
تذکر: شهرداری موظف است از مناقصه‌گران با نمایندگان آن‌ها جهت حضور در جلسه گشایش پیشنهادهای مالی دعوت نماید.
نحوه ارزیابی فنیبازرگانی پیشنهادها
در خصوص مناقصات دو مرحله‌ای، شهرداری موظف است ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و ارزیابی فنیبازرگانی پیشنهادها را بر اساس معیارها و روش‌های اعلام شده در اسناد مناقصه انجام و نتیجه را اعلام کند. درصورتی که بررسی فنیبازرگانی پیشنهادها لازم باشد، نتیجه بررسی طی مهلتی که کمیسیون مناقصه معین می‌کند به جلسه بعدی کمیسیون محول می‌شود و بر اساس گزارش کمیته فنیبازرگانی، پاکت‌های قیمت پیشنهاد دهندگانی که امتیاز فنیبازرگانی را کسب کرده‌اند، گشوده می‌شود.
تذکر: هر گونه ارزیابی فنیبازرگانی تنها تا قبل از گشودن پیشنهادهای قیمت قابل انجام است.
تذکر: لازم است؛ پاکت پیشنهاد قیمت مناقصه‌گرانی که در ارزیابی‌های فنیبازرگانی مورد تایید قرار نگرفته‌اند، بدون این‌که باز شوند به صاحبان آن‌ها عودت داده شود.
نحوه انجام ارزیابی مالی و تعیین برنده مناقصه
در زمان ارزیابی مالی، مناقصه‌گری که مناسب‌ترین قیمت را ارائه داده باشد، به عنوان برنده اول اعلام می‌شود و برنده دوم در صورتی اعلام خواهد شد که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین باشد. لازم به ذکر است؛ روش ارزیابی مالی در اسناد مناقصه باید به صورت مشروح همراه با ذکر نحوه تاثیرگذاری ارزیابی فنیبازرگانی بر قیمت اعلام شود. پس از گشودن پیشنهادهای قیمت، تضمین برنده اول و دوم نزد شهرداری نگهداری شده و تضمین سایر مناقصه‌گران بازگردانده می‌شود.
نحوه انجام ارزیابی مالی در مناقصات بین‌المللی
در خصوص مناقصات بین‌المللی نیز همان‌طور که قبلا اشاره شد، مناقصه‌گران داخلی نسبت به مناقصه‌گران خارجی اولویت دارند.
مرحله پایانی؛ انعقاد قرارداد
لازم است انعقاد قرارداد با برنده مناقصه پیش از پایان مدت اعتبار پیشنهادها صورت گیرد. البته این مدت حداکثر برای یک بار و برابر مدت پیش‌بینی شده در اسناد مناقصه قابل تمدید است و پس از عقد قرارداد تضمین پیشنهاد دهنده دوم مسترد می‌گردد. در صورتی که برنده مناقصه از تاریخ ابلاغ نتیجه مناقصه ظرف مدت هفت روز به استثنای ایام تعطیل نسبت به سپردن تضمین حسن انچام اقدام نکند و یا برای انجام معامله حاضر نشود، تضمین مناقصه وی ضبط می‌شود و قرارداد با برنده دوم منعقد می‌گردد. همچنین، در صورت امتناع نفر دوم از انعقاد قرارداد، تضمین وی نیز ضبط و مناقصه تجدید خواهد شد.
نکاتی که باید در قرارداد ذکر شود شامل:
- نام متعاملین
- نوع و مقدار مورد معامله همراه با مشخصات کامل آن‌ها
- مدت انجام تعهد، محل و شرایط تحویل مورد معامله
- ترتیب عمل و میزان خسارت در مواردی که برنده مناقصه در انجام تعهدات به صورت جزئی یا کلی تاخیر نماید.
- اختیار شهرداری نسبت به افزایش یا کاهش مورد معامله در مدت قرارداد تا میزان ۲۵ درصد مقدار مندرج در قرارداد.
تذکر: در صورتی که شهرداری بخواهد میزان کار، خدمت و یا جنس موضوع پیمان را کسر یا اضافه نماید باید قبل از انقضای مدت به پیمانکار اطلاع دهد.
- الزام تحویل کالا طبق نمونه ممهور در صورتی که تهیه نمونه لازم باشد. در این صورت باید نمونه کالا با مهر طرفین معامله ممهور و نزد شهرداری نگهداری شود.
- اقرار برنده مناقصه به این که از مشخصات کامل کار، خدمت، مورد معامله و مقتضیات محل تحویل کالا یا انجام کار اطلاع کامل دارد.
- بهای مورد معامله و ترتیب پرداخت آن در مواردی که تنجام ار بر اساس واحد بها باشد، بهای مورد معامله برآورد و در قرارداد ذکر می‌شود ولی بهای کارهای انجام یافته بر اساس واحد بها احتساب و پرداخت خواهد شد.
- مبلغ پیش‌پرداخت و ترتیب واریز آن در صورتی که در شرایط مناقصه ذکر شده باشد.
- میزان تضمین حسن انجام معامله و نحوه وصول اقساط آن در خصوص امور ساختمانی و باربری و ترتیب استرداد آن بر اسا شرایط مناقصه.
- اقرار بعدی شمول ممنوعیت موضوع قانون راجع به منع مداخله وزرا و نمایندگان مجلس و کارمندان دولت در معاملات دولتی و کشوری
- مدت فاصله زمانی بین تحویل موقت و تحویل قطعی در قراردادهای مربوط و ساختمان و راه‌سازی و نظایر آن بر اساس شرایط مناقصه
- سایر تعهداتی که در شرایط مناقصه ذکر شده است.
- سایر شرایط که مورد توافق طرفین معامله قرار گیرد مشروط بر آن‌که متضمن امتیازاتی علاوه‌بر آن‌چه در شرایط مناقصه ذکر شده برای طرف قرارداد نباشد و منظور داشتن امتیازات جدید برای پرونده مناقصه هنگام انعقاد قرارداد یا اجرای قرارداد به هر عنوان ممنوع است.
تذکر: هزینه ثبت قرارداد در دفترخانه اسناد رسمس بر عهده برنده مناقصه خواهد بود و شهرداری مکلف است هرگونه مالیات، عوارض یا وجوهی که قانونا بابت معامله به طرف قرارداد تعلق می‌گیرد، بهای کارکرد یا کالای تحویلی را در زمان پرداخت مطالبات کسر کند.
مطابق قاعده کلی، قراردادهای شهری به صورت کتبی تنظیم و امضا می‌شوند. تنها معاملات جزئی و متوسط است که اغلب از طریق استعلام بها صورت می‌گیرد. قرارداد شهرداری فی مابین مقامات صلاحیت‌دار اداری و افراد، روی فرم‌ها یا اوراق اداری امضا و مبادله می‌شوند بدون این‌که در دفتر اسناد رسمس ثبت شوند و این قبیل اسناد به موجب ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی اعتبار اسناد رسمی را دارند و محاکم صلاحیت‌دار مکلف‌اند به آن‌ها ترتیب اثر دهند. به طور کلی ثبت اسناد در دفتر اسناد رسمی لازم نیست مگر آن‌که از لحاظ حفظ حقوق طرفین قرارداد و حقوق اشخاص ثالث، شهرداری ثبت قرارداد در دفتر اسناد رسمی را ضروری تشخیص دهد و یا قانون ثبت آن را به صراحت لازم دانسته باشد.
شرایط تجدید مناقصه
در برخی مواقع این امکان وجود دارد که مناقصه تجدید شود. به عنوان مثال در مواردی مانند کم بودن تعداد مناقصه‌گران از حد نصاب تعیین شده در اسناد مناقصه، امتناع برندگان اول و دوم مناقصه از انعقاد قرارداد، پایان مدت اعتبار پیشنهادها، رأی هیأت رسیدگی به شکایات، بالا بودن قیمت‌ها به نحوی که توجیه اقتصادی طرح منتفی شود، امکان تجدید مناقصه وجود دارد.
اگر به این مقاله علاقه‌مند بوده‌اید، شاید مقاله زیر نیز برای شما مفید باشد:
انواع ضمانت‌نامه در قراردادهای عمرانی و ساختمانی
